Craftboxx als Zeiterfassungs-Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Craftboxx

Wir haben die Craftboxx GmbH über ihre Zeiterfassungssoftware ausgefragt.

Die Antworten der Craftboxx GmbH sind in grün markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Zeiterfassungssoftware in 3 Sätzen.

Als Handwerkersoftware erfasst die Craftboxx Arbeits‑, Fahr‑ und Pausenzeiten per Start/Stopp – direkt dort, wo gearbeitet wird. Die Zeiten landen automatisch im Zeitkonto und stehen dem Büro in Echtzeit zur Auswertung bereit. Auftragszeiten lassen sich dem jeweiligen Projekt zuordnen und später als abrechenbare Zeiten weiterverwenden.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Schneller Einstieg ohne Schulungspflicht, klare App für unterwegs + Planer im Büro, offline‑tauglich auf der Baustelle, offene API & praxistaugliche Exporte (Excel/CSV/PDF). Das ergibt eine schlanke Lösung statt „ERP‑Monolith.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Craftboxx fokussiert die Einsatz‑ und die Zeiterfassung. Eine vollumfängliche Finanz‑/Lohnabrechnung ist nicht Bestandteil der Software; hierfür setzen Kunden von Craftboxx auf Exporte bzw. Buchhaltungs‑Schnittstellen wie sevdesk, Lexware Office, bexio oder die offene REST‑API. Der Vorteil: Über die Schnittstelle zahlen Betriebe monatlich häufig trotzdem deutlich weniger als bei vermeintlichen All-in-one-Lösungen.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Craftboxx ist eine Cloud‑Anwendung: Der Planer läuft im Browser, die mobile Erfassung in der iOS/Android‑App. Es ist auf dem Computer keine lokale Installation erforderlich.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja. In der App stempeln Mitarbeiter/innen Arbeits‑, Fahrt‑ und Pausenzeiten, dokumentieren Leistungen inkl. Fotos und Unterschrift und sehen Termine samt deren Status. Im Browser lassen sich alle Funktionen inkl. der Plantafel nutzen.

6. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Aktueller Browser (Chrome/Firefox/Edge/Safari) und Internet; App ab Android 10 bzw. iOS 14.

7. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Die App funktioniert auch ohne Netz; Änderungen werden lokal gepuffert und später automatisch synchronisiert.

8. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates werden über die App Stores eingespielt, sodass sich das Programm jederzeit aktuell halten lässt.

9. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Es gibt eine serverseitige Datensicherung in der Cloud; zusätzlich können Nutzer/innen ihre Daten per Klick als Excel/CSV oder PDF exportieren und so eigene Sicherungen anlegen. Der Löschvorgang ist bewusst „echt“ – gelöschte Termine lassen sich deshalb derzeit nicht per Self‑Service wiederherstellen.

10. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Craftboxx arbeitet DSGVO‑konform und setzt auf hochwertige Speichersysteme; die Daten werden deshalb in europäischen Rechenzentren gespeichert.

11. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Buchhaltung:

• • • sevdesk
    • lexoffice (Lexware Office)
    • bexio
    • Sage Activ

Kalender‑Anbindung
Zapier
Webhooks
offene REST‑API für individuelle Verknüpfungen

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Zeiterfassung & Personalmanagement

12. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Arbeitszeiterfassung?
    • Welche Erfassungsmethoden werden unterstützt (manuell, automatisch, Terminal / Stempeluhr, RFID, GPS etc.)?
    • Werden Pausen, Überstunden und Zuschläge automatisch berücksichtigt?
    • Gibt es Funktionen zur Nachbearbeitung oder Korrektur von Zeiteinträgen?
    • Gibt es ein Mitarbeiterportal oder eine Self-Service-App?
    • Einsicht in eigenen Arbeitszeiten / Abwesenheiten für Mitarbeitende?
    • Weitere Funktionen im Bereich Zeiterfassung?

Erfassung: Start/Stop in der App (Arbeits‑, Fahr‑, Pausenzeit), Erinnerungen bei vergessenem Einstempeln.
Regeln: Automatischer Pausenabzug konfigurierbar; Zeiten sind im Zeitkonto sichtbar
Nachbearbeitung: Korrekturen möglich (z. B. Pausen nachtragen, Zeitkontokorrektur)
Self‑Service: Mitarbeitende sehen Termine/Status in der App; das Büro steuert Rechte/Rollen

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Projekt- & Auftragszeiterfassung?
    • Können Projekte, Aufgaben oder Kunden zugeordnet werden?
    • Wie werden Zeiten ausgewertet und in Berichten dargestellt?
    • Lassen sich Kostenstellen oder Budgets verknüpfen? Automatische Benachrichtigungen bei Budgetüberschreitung?
    • Welche Exportfunktionen gibt es für Projektberichte oder Nachweise?
    • Weitere Funktionen im Bereich Projektzeiterfassung?

Zeiten können Aufträgen als auch einzelnen Terminen zugeordnet werden; die App fragt beim Abschluss eines Termins nach Arbeits‑/Fahrt‑/Pausenzeiten. Auswertungen zu abrechenbaren Zeiten stehen im Planer bereit; ein Export als Excel/PDF ist möglich.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Schicht- und Dienstplanung?
    • Können Schichtpläne automatisch erstellt oder angepasst werden?
    • Wie erfolgt die Zuweisung von Mitarbeitern zu Schichten oder Projekten?
    • Gibt es Benachrichtigungsfunktionen bei Änderungen oder Diensttausch?
    • Werden Urlaubszeiten oder Krankmeldungen berücksichtigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Schichtplanung?

Dienstpläne entstehen per Drag‑&‑Drop in Kalender bzw. in der Plantafel; das System warnt bei Doppelbelegungen (Personen/Fahrzeug/Werkzeug) – je nach Einstellung.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Urlaubs- & Abwesenheitsverwaltung?
    • Wie werden Urlaubsanträge gestellt, geprüft und genehmigt?
    • Können unterschiedliche Abwesenheitsarten (z. B. Krankheit, Fortbildung, Homeoffice) abgebildet werden?
    • Gibt es Genehmigungsworkflows oder Vertretungsregelungen?
    • Wie werden Resturlaube und Abwesenheitsstatistiken angezeigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Abwesenheitsmanagement?

Urlaub, Krankheit und eigene Abwesenheitsarten (z. B. Fortbildung, Zeitausgleich) lassen sich hinterlegen; Auswertungen sind nach Personen und Zeiträumen möglich, inkl. Excel‑Export. Genehmigungs-Workflows können über Rollen bzw. Rechte und Kalenderprozesse abgebildet werden.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Auswertung von Arbeitszeiten?
    • Welche Berichte und Statistiken stehen zur Verfügung (z. B. Mitarbeiterzeiten, Projekte, Abteilungen)?
    • Können Auswertungen individuell konfiguriert oder exportiert werden?
    • Gibt es Dashboards oder Visualisierungen zur Produktivität?
    • Werden Soll-Ist-Vergleiche oder Frühwarnindikatoren angezeigt?

Es gibt ein Zeitkonto mit Überstunden‑Spalten und Ansichten je Zeitraum. Die Software verfügt über eine Filterfunktion zu Personen, Projekten und Terminen. Die Ergebnisse sind exportierbar (Excel/PDF). Einige Betriebe nutzen die Export- bzw. API-Funktion zur Erstellung eigener Dashboards.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Lohn- & Gehaltsvorbereitung?
    • Gibt es Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung oder externen Dienstleistern (DATEV, Lexware, etc.)?
    • Können Stunden automatisch für Lohnabrechnungen aufbereitet werden?
    • Wie werden Zuschläge, Feiertage oder Sondervergütungen berücksichtigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Lohnvorbereitung?

Die erfassten Arbeitszeiten stehen strukturiert im Zeitkonto zur Verfügung und lassen sich für die Lohnabrechnung exportieren; Zuschläge und Feiertage bilden viele Kunden via Aktivitäten oder Regeln und Export ab. Die Datenübergabe erfolgt über den Export im CSVoder Excel-Format oder über Partner bzw. die REST‑API.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Thema Compliance & Arbeitsrecht?
    • Können gesetzliche Vorgaben (Arbeitszeit, Pausenregelung, Dokumentationspflicht etc.) automatisch überwacht werden?
    • Gibt es Benachrichtigungen bei Verstößen oder Grenzwerten?
    • Werden revisionssichere Arbeitszeitnachweise erstellt?
    • Lassen sich Änderungen nachvollziehen (Benutzerkennung, Zeitstempel, Änderungsgrund)?
    • Gibt es ein Warnsystem oder Sperren bei Verstößen gegen Arbeitszeitgesetze?
    • Können frühere Versionen oder Historien wiederhergestellt werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Compliance?

Dokumentationspflicht: Die Arbeits‑ und Pausenzeiten werden nachvollziehbar
erfasst; etwaige Änderungen sind im Änderungsverlauf lückenlos protokolliert
(„Wer hat was wann geändert?“).

Regelprüfung: Ein automatischer Pausenabzug ist möglich, behalte die
Arbeitszeitvorgaben per Zeitkonto jederzeit im Blick.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Zeiterfassungs-spezifischen Funktionen?
    • Mobile Stempeluhr, Standortnachweise, Geofencing?
    • Mitarbeiterkommunikation oder Feedbackfunktionen?
    • Automatische Berichts- & Rechnungserstellung?
    • KI-Unterstützung (z.B. Vorschläge zur Optimierung von Dienst- und Pausenplänen, automatische Erkennung fehlender Buchungen, …)?
    • Weitere Zeiterfassungs-spezifische Funktionen?

Die Craftboxx kommt mit einer mobilen Stempeluhr in Form einer App; diese informiert per Push‑Benachrichtigung über Arbeitsbeginn, Pausen und Feierabend. Berichte bzw. Nachweise lassen sich als PDF bzw. Excel exportieren.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren HR-Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Digitale Personalakte, Stammdaten, Rollen, Berechtigungen)?
    • Recruiting / Bewerbermanagement?
    • Personalentwicklung?
    • On- & Offboarding?
    • Weitere HR-Funktionen?

Hinterlege in der Craftboxx zentrale Stammdaten und Informationen zu deinen Teams. Regle die Nutzung der Software über ein Rechte‑ und Rollenmodell. Auch Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub lassen sich sehr so in der Craftboxx hinterlegen bzw einstellen.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

21. Wie sind die Preise & Konditionen Ihrer Zeiterfassungssoftware? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Ist die Zeiterfassung einzeln buchbar oder nur in einem größeren Paket mit weiteren (HR-relevanten) Funktionen?
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Das Preis-Modell von Craftboxx ist sehr einfach:

• • • Jahresabo: 11,99 € pro Nutzer/in & Monat (jährliche Zahlung)
    • Monatsabo: 16,99 € pro Nutzer/in & Monat (monatlich kündbar)

22. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Es gibt einen Telefon‑, Chat‑ und E‑Mail‑Support. Darüber hinaus gibt es eine umfangreiche Wissensbasis und mehrere Video‑Anleitungen. Auf Wunsch sind Onboarding‑Pakete und Schulungen verfügbar, um das volle Potenzial der Handwerkersoftware zu entfalten (u. a. Starter‑Set/Profi‑Boost).

23. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Der Einstieg ist sehr einfach: Teste die Craftboxx einfach 14 Tage lang kostenlos – und ohne Kreditkarte, Währenddessen hast du vollständigen Zugriff auf die Webversion und die App auf iOS/Android; beim Umstieg von einer anderen Software helfen darüber hinaus Importvorlagen und eine unterstützte Datenübernahme.

24. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Es gibt regelmäßige Funktionsupdates der Software. Darüber hinaus sammelt der Anbieter Feature‑Wünsche von Kunden; bei großer Nachfrage werden diese schrittweise umgesetzt.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

„Einfach zu bedienen, schnell einsatzbereit“

App & Planer sind bewusst schlank.

„Weniger Zettel, mehr Überblick”

Zeiten und Dokumentationen werden digital erfasst und sind exportierbar.

„Hilfsbereiter Support“

direkter Kontakt per Telefon/Chat.

Aus den App‑Store‑Beschreibungen und Nutzerstimmen:

“Stabil im Feld, offline‑fähig, kurze Wege zum Support.”

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können

Craftboxx ist speziell für Handwerksbetriebe konzipiert – mit starker Verbreitung in der mobilen Einsatzplanung inkl. Zeiterfassung. Die Apps sind im Apple App Store und bei Google Play verfügbar; Integrationen & die offene API erleichtern die Einbindung in bestehende IT‑Landschaften.

27. Schlussplädoyer: Für welche Unternehmen (Größe, Branche, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Zeiterfassungssoftware besonders gut – und für welche eher weniger? Ist sie auf bestimmte Zielgruppen/-Branchen ausgerichtet (z.B. Handwerk, Gastronomie, Freelancer o.Ä.)?

Ideal: Kleine bis mittlere Handwerksunternehmen sowie Filial‑/Service‑Teams, die Zeiten mobil erfassen und im Büro schlank planen/auswerten wollen – inklusive Abwesenheiten und abrechenbaren Projektzeite.

Ebenfalls passend: Größere Betriebe mit bestehendem ERP, die gezielt eine moderne Einsatz‑/Zeiterfassung via REST‑API/Webhooks andocken möchten.