Xpert-Timer als Zeiterfassungs-Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Xpert-Timer

Wir haben Xpert-Timer Software über ihre Zeiterfassungssoftware ausgefragt.

Die Antworten von Xpert-Timer sind in grün markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Zeiterfassungssoftware in 3 Sätzen.

Lokal installiert mit Kauflizenz ist Xpert-Timer die perfekte Lösung zur Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung. Über die Jahre mit Kunden perfektioniert ist das Erfassen und Auswerten mit der Software schnell und einfach erledigt.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Durch die On-Premise Installation ist schnelles und effektives Arbeiten garantiert. Die auf dem Desktop schwebende Zeitleiste zeigt das laufende Projekt. Schnelles Umschalten ist einfach und die Arbeitszeiterfassung kann mit der Projektzeit gekoppelt werden. Die Software ist individuell konfigurierbar und bietet per Rechtegruppen unterschiedliche Funktionen bzw. Sichtbarkeiten innerhalb der Software. Xpert-Timer ist internetunabhängig und wird am besten im Netzwerk innerhalb des Unternehmens verwendet.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Wir sind keine reine Cloud-Anwendung. Wenn im Unternehmen also kein Datenbankserver zur Verfügung steht, dann kann Xpert-Timer auch nicht eingesetzt werden. Wir hosten keine Datenbanken für Unternehmen.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Installationsanwendung. Eine Web-Anwendung ist nur als selbst gehostete Software möglich. Dazu bieten wir eine Browser-App und eine Schnittstelle.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Per Web-Anwendung kann die Software auch per Browser mobil genutzt werden. Eine autarke Android-App ist ebenso verfügbar, die mit der Desktop-Version synchronisiert werden kann. Die Arbeitszeiterfassung ist in der Android Version nicht enthalten.

6. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Desktop-Anwendung: Windows

Web-Anwendung: Windows für die Schnittstelle, ansonsten lediglich Internet-Browser.

7. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Die Android Version läuft autark, auch ohne Internetanbindung.

Die Desktop Version ist komplett offline.

8. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Alle drei Monate gibt es Updates. Das Einspielen erfolgt manuell vom Endkunden, da Xpert-Timer Software keine Programme oder Datenbanken hostet.

9. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Je nach Datenbankformat (Access, SQLite, MS-SQL, MariaDB, PostgreSQL) muss sich der affine Endkunde selbst um Datensicherungen kümmern. Nachfragen zur Unterstützung dürfen jederzeit gestellt werden.

10. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Beides liegt in den Händen des Kunden, da kein Zugriff von extern erfolgt. Endlich wieder eine Software bei der man sich um den Datenklau keine Sorgen machen muss.

11. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Wir bieten eine REST-API, so dass viele Tools angebunden werden können. Aber auch das liegt ganz in den Händen des Endkunden.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Zeiterfassung & Personalmanagement

12. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Arbeitszeiterfassung?
    • Welche Erfassungsmethoden werden unterstützt (manuell, automatisch, Terminal / Stempeluhr, RFID, GPS etc.)?
    • Werden Pausen, Überstunden und Zuschläge automatisch berücksichtigt?
    • Gibt es Funktionen zur Nachbearbeitung oder Korrektur von Zeiteinträgen?
    • Gibt es ein Mitarbeiterportal oder eine Self-Service-App?
    • Einsicht in eigenen Arbeitszeiten / Abwesenheiten für Mitarbeitende?
    • Weitere Funktionen im Bereich Zeiterfassung?

Xpert-Timer kann an Terminals angebunden werden. Dabei kommt meist das Ein-/Auschecken per Transponder zum Einsatz. Zusätzlich kann am PC manuell, sowie automatisch bei Programmstart die Arbeitszeit gestartet, bzw. beim herunterfahren gestoppt werden.

Das System überwacht die Sollstunden und dokumentiert automatisch Über- bzw. Unterstunden. Pausen werden überwacht und auch Zuschläge berücksichtigt.

Zeiteinträge können mit entsprechenden Rechten manuell angepasst werden. Oder auch nachträglich eingetragen werden.

Arbeitszeitmodelle werden individuell erstellt, wobei auch Gleit-, Kern- und Rahmenarbeitszeit hinterlegt werden kann

Ein Mitarbeiterportal gibt es nicht. Alle Mitarbeiter loggen sich entweder über die Browser-App auf dem mobilen Gerät, der Desktop Anwendung am PC oder per Transponder ein.

Je nach Zugriffsrechten können die Mitarbeiter die eigenen oder auch die Arbeitszeit der Kollegen einsehen. Üblich ist jedoch, dass jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Überstunden und Urlaubstage einsehen kann.

Ein Genehmigungsprozess kann im Xpert-Timer abgebildet werden. Nach dem Erfassen der Zeiten und deren Bestätigung kann ein Vorgesetzter die Zeiten genehmigen und damit zur Abrechnung freigeben.

Urlaubsanträge sind ganz einfach im System erstellt und können genehmigt oder abgelehnt werden.

Sie benötigen eine Differenzierung der Arbeitsorte? Auch das ist möglich. So können Sie z.B. genau dokumentieren, wer wann wo und wie lange gearbeitet hat. Interessant, z.B. zur Abrechnung des Homeoffice in der Steuererklärung.

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Projekt- & Auftragszeiterfassung?
    • Können Projekte, Aufgaben oder Kunden zugeordnet werden?
    • Wie werden Zeiten ausgewertet und in Berichten dargestellt?
    • Lassen sich Kostenstellen oder Budgets verknüpfen? Automatische Benachrichtigungen bei Budgetüberschreitung?
    • Welche Exportfunktionen gibt es für Projektberichte oder Nachweise?
    • Weitere Funktionen im Bereich Projektzeiterfassung?

In der Projektzeiterfassung werden Aufgaben zu Projekten zugeordnet und jedes Projekt kann zusätzlich, muss aber nicht, an einen Kunden gebunden werden. Somit bilden Sie die Hirarchie: Kunde -> Projekt -> Unterprojekt -> Aufgabe ab.

Alle erfassten Zeiten können über mehrere Reports ausgewertet werden. Benötigen Sie erweiterte Reports, können Sie auch einen eigenen Reportgenerator an die Software anbinden.

Schätzen Sie die Zeit für Ihre Projekte und überprüfen diese während der Laufzeit des Projekts. Die Software weist Sie darauf hin, wenn die Zeit knapp wird. Falls gewünscht lassen sich keine weiteren Zeiten mehr nach Budgetüberschreitung erfassen.

Benötigen Sie einen .xlsx Export, so ist dieser ebenso enthalten.

Viele weitere Zusatzmodule stehen in der Software zur Verfügung. So können Zusatzkosten erfasst werden, einfache Rechnungen, Angebote und Zahlungserinnerungen erstellt werden. Bei Bedarf gibt es auch eine Dokumentenverwaltung mit der z.B. Foto an Projekte gebunden werden können.

Die beinhaltete Kundenverwaltung kann mehrere Adressen zu einem Kunden verwalten und hat einige Funktionen eines kleinen CRM Systems.

Im Ganzen ist die Software ausgestattet mit allen nötigen Tools zur Projektzeit- und Arbeitszeiterfassung und bietet dazu zusätzlich einen fairen Preis.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Schicht- und Dienstplanung?
    • Können Schichtpläne automatisch erstellt oder angepasst werden?
    • Wie erfolgt die Zuweisung von Mitarbeitern zu Schichten oder Projekten?
    • Gibt es Benachrichtigungsfunktionen bei Änderungen oder Diensttausch?
    • Werden Urlaubszeiten oder Krankmeldungen berücksichtigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Schichtplanung?

Xpert-Timer unterstützt keine Dienstplanungen. Eine Mehrschichtsystem kann abgebildet werden, hat allerdings keine tiefere Funktion.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Urlaubs- & Abwesenheitsverwaltung?
    • Wie werden Urlaubsanträge gestellt, geprüft und genehmigt?
    • Können unterschiedliche Abwesenheitsarten (z. B. Krankheit, Fortbildung, Homeoffice) abgebildet werden?
    • Gibt es Genehmigungsworkflows oder Vertretungsregelungen?
    • Wie werden Resturlaube und Abwesenheitsstatistiken angezeigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Abwesenheitsmanagement?

Urlaubsanträge werden digital per Nachricht im Xpert-Timer System an den Verantwortlichen geschickt und kann vom Verantwortlichen dann genehmigt werden.

Unterschiedliche Abwesenheitsarten stehen zur Verfügung und können individuell erweitert werden.

Genehmigungsworkflows sind beinhaltet und Vertretungen können angegeben werden. Diese Workflows sind allerdings optional.

Über eine Kalenderansicht können Abwesenheiten ganz einfach per Mausklick gesetzt werden. Die Zusammenfassung bietet dann eine genau Übersicht über die Anzahl der Krankheitstage, Urlaubstage, Soll-Stunden und Ist-Stunden.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Auswertung von Arbeitszeiten?
    • Welche Berichte und Statistiken stehen zur Verfügung (z. B. Mitarbeiterzeiten, Projekte, Abteilungen)?
    • Können Auswertungen individuell konfiguriert oder exportiert werden?
    • Gibt es Dashboards oder Visualisierungen zur Produktivität?
    • Werden Soll-Ist-Vergleiche oder Frühwarnindikatoren angezeigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Zeitauswertung?

Im Xpert-Timer sind zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten beinhaltet. Sowie in der Arbeitszeiterfassung, als auch in der Projektzeiterfassung. Eine Auflistung würde hier den Rahmen sprengen.

Gewinn-/Verlustrechnungen, Summierungen von Projekten, Gruppierungen und Filter stehen in zahlreichen Kombinationen zur Verfügung. Und reichen die Auswertungen nicht, können die Daten jederzeit aus der Datenbank ausgelesen und weiterverarbeitet werden.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Lohn- & Gehaltsvorbereitung?
    • Gibt es Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung oder externen Dienstleistern (DATEV, Lexware, etc.)?
    • Können Stunden automatisch für Lohnabrechnungen aufbereitet werden?
    • Wie werden Zuschläge, Feiertage oder Sondervergütungen berücksichtigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Lohnvorbereitung?

Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung gibt es nicht, allerdings können die Daten nach .csv oder .xlsx exportiert werden um diese dann in der Lohnbuchhaltung weiter zu verwenden.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Thema Compliance & Arbeitsrecht?
    • Können gesetzliche Vorgaben (Arbeitszeit, Pausenregelung, Dokumentationspflicht etc.) automatisch überwacht werden?
    • Gibt es Benachrichtigungen bei Verstößen oder Grenzwerten?
    • Werden revisionssichere Arbeitszeitnachweise erstellt?
    • Lassen sich Änderungen nachvollziehen (Benutzerkennung, Zeitstempel, Änderungsgrund)?
    • Gibt es ein Warnsystem oder Sperren bei Verstößen gegen Arbeitszeitgesetze?
    • Können frühere Versionen oder Historien wiederhergestellt werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Compliance?

Arbeitszeit, Pausenregelung und Überstunden werden überwacht und es wird darauf hingewiesen, wenn es zu Diskrepanzen kommt. Der Endkunde und nicht die Software ist allerdings dafür verantwortlich, dass die Zeiten entsprechend eingehalten werden. Xpert-Timer kann lediglich darauf hinweisen.

Jede Änderung im System wird in der Datenbank festgehalten, so dass Änderungen an den erfassten Zeiten jederzeit nachvollziehbar sind.

Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz gibt es Warnhinweise.

Frühere Version oder Historien können nicht wiederhergestellt werden.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Zeiterfassungs-spezifischen Funktionen?
    • Mobile Stempeluhr, Standortnachweise, Geofencing?
    • Mitarbeiterkommunikation oder Feedbackfunktionen?
    • Automatische Berichts- & Rechnungserstellung?
    • KI-Unterstützung (z.B. Vorschläge zur Optimierung von Dienst- und Pausenplänen, automatische Erkennung fehlender Buchungen, …)?
    • Weitere Zeiterfassungs-spezifische Funktionen?

Es gibt keine hier gelisteten Funktionen im Xpert-Timer. Rechnung können zwar gestellt werden, aber nicht automatisch.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren HR-Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Digitale Personalakte, Stammdaten, Rollen, Berechtigungen)?
    • Recruiting / Bewerbermanagement?
    • Personalentwicklung?
    • On- & Offboarding?
    • Weitere HR-Funktionen?

Xpert-Timer beinhaltet eine Mitarbeiterverwaltung mit Stammdaten, die optional gefüllt werden können. Zusätzlich dazu eine Rechteverwaltung, die die Sichtbarkeiten und Zugriffe der Mitarbeiter im System regelt.

Es sind keine weiteren HR-Funktionen beinhaltet.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

21. Wie sind die Preise & Konditionen Ihrer Zeiterfassungssoftware? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Ist die Zeiterfassung einzeln buchbar oder nur in einem größeren Paket mit weiteren (HR-relevanten) Funktionen?
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Netto Preise:

Die Basic-Version für Einzelbenutzer zur Projektzeiterfassung kostet 89.- Euro als Kauflizenz. Hier kommen für die Updates jährlich 25.- Euro dazu.

Die Pro-Version für Mehrbenutzer kann als Kauflizenz für 185.- Euro zzgl. 46,25 Euro jährlich für die Updates bezogen werden. Dabei ist es egal, ob ein, zwei oder 50 Anwender.

Die Zusatzmodule (Arbeitszeiterfassung, Leistungsverwaltung, Faktura, etc.) werden jeweils mit meist 55.- Euro netto pro Lizenz berechnet. Die genaue Auflistung finden Sie auf der Website.

In der Mietlizenz des Xpert-Timer sind alle Module inklusive Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung beinhaltet. Diese liegt bei 12.- Euro pro Mitarbeiter pro Monat.

22. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Xpert-Timer legt viel Wert auf guten Support. Es gibt keine Wartezeiten und Sie erhalten sofort kompetenten E-Mail Support. Auch per Telefon kann geholfen werden. Fernwartung wird bei Bedarf genutzt. Grundsätzlich wir der Support mit 30.- Euro pro angefangene 15 Minuten abgerechnet. Bei wirklich kurzen Anfragen erfolgt keine Abrechnung.

23. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Auf der Website steht eine kostenlose 30-Tage Testversion zur Verfügung. Bestehende Daten können importiert werden. Ein Wechselservice kann genutzt werden, wird dann jedoch je nach Aufwand entsprechend abgerechnet. Eine Anfrage lohnt sich allemal.

24. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Es gibt regelmäßig Funktionsupdates, je nach Anzahl der Wünsche der Nutzer. Es wird allerdings bei der Entwicklung darauf geachtet, dass die neuen Funktionen auch für alle Anwender interessant sind. Individuelle Anpassungen werden nur auf Anfrage und dann nur als Sonderprogrammierung durchgeführt.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Viele Kunden starten mit Xpert-Timer und möchten nicht mehr wechseln. Einige sind schon seit über einem Jahrzehnt mit dabei. Manche gehen und kommen dann doch wieder zum Xpert-Timer zurück.

Unser Support ist einzigartig. Kein Callcenter, direkt einen kompetenten Ansprechpartner. „Sowas ist heutzutage nicht mehr Standard“, wie manche der Kunden sagen würden.

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können

Wir sind führend in der Projekt- und Arbeitszeiterfassung für On-Premise Software.

27. Schlussplädoyer: Für welche Unternehmen (Größe, Branche, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Zeiterfassungssoftware besonders gut – und für welche eher weniger? Ist sie auf bestimmte Zielgruppen/-Branchen ausgerichtet (z.B. Handwerk, Gastronomie, Freelancer o.Ä.)?

Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern schätzen Xpert-Timer sehr. Haupsächlich Dienstleister, Ingenieurbüros oder Unternehmen, die intern Leistungen erfassen möchten.

Bei Unternehmen, die nicht im Büro sondern mobil unterwegs sind, wie Handwerker, Außendienstler, etc. kommt Xpert-Timer lediglich selten zum Einsatz. Manchmal die Mobile Version auf Android.

Grundsätzlich sollte jedes Unternehmen, welches Geld per Zeit verdient den Xpert-Timer einsetzen. Denn jede Minute zählt.