ZEP als Zeiterfassungs-Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit ZEP

Wir haben die ZEP GmbH über ihre Zeiterfassungssoftware ausgefragt.

Die Antworten von ZEP sind in grün markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Zeiterfassungssoftware in 3 Sätzen.

ZEP ist eine modulare, cloudbasierte Software für Zeiterfassung, Projektcontrolling und Professional Services Automation (PSA), entwickelt für projektorientierte Unternehmen. Sie ermöglicht die einfache, rechtskonforme Arbeits- und Projektzeiterfassung, kombiniert mit leistungsstarken Auswertungs- und Reporting-Funktionen. Der modulare Aufbau unterstützt Unternehmen bei der Steuerung multidimensionaler Projektlandschaften, von der Angebotsstellung bis zur Projektabrechnung.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

ZEP vereint Zeiterfassung, Projektmanagement, Controlling und Abrechnung in einem zentralen System, vollständig webbasiert (ISO 27001-zertifiziert), modular erweiterbar und DSGVO-konform in Deutschland gehostet. Besonders stark ist ZEP in der Kombination aus einfacher Bedienbarkeit und tiefgehender Controlling-Logik (inkl. Budgets, Soll-Ist-Vergleichen und Auswertungen auf Projekt-, Kunden- oder Mitarbeiterebene). Die Integration in bestehende Systeme (z. B. DATEV, Lexware, SAP, HR WORKS) ist flexibel und erprobt.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

ZEP ist auf mittelständische, projektorientierte Unternehmen ausgerichtet. Für sehr kleine Teams mit ausschließlich einfacher Arbeitszeiterfassung kann der Funktionsumfang anfangs größer wirken, als nötig. Dafür wächst die Lösung mit steigenden Anforderungen ohne Systemwechsel mit.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

ZEP ist eine reine Webanwendung (Cloud SaaS). Eine lokale Installation ist nicht erforderlich. Alle Updates, Datensicherungen und Wartungen erfolgen automatisch durch ZEP.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja. Die Software-Plattform verfügt über 2 Apps (Android & iOS). Mitarbeitende können Arbeitszeiten, Projektzeiten, Reisekosten und Abwesenheiten mobil erfassen und einsehen. Die Apps verfügen über eine Offline-Funktion sowie einen Team-Modus, der durch individuelle PIN-Codes für den nötigen Datenschutz sorgt. Eine GPS-Funktion ist ebenfalls verfügbar (bei Aktivierung muss dies mit dem Mitarbeitenden kommuniziert sein).

6. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

ZEP läuft plattformunabhängig im Browser (Chrome, Edge, Safari etc). Es werden keine besonderen Systemanforderungen gestellt. Mobile Nutzung über App oder mobilen Browser ist möglich.

7. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, die Apps bieten einen Offline-Modus. Zeiten können auch ohne Internetverbindung erfasst werden. Sobald wieder eine Verbindung zum Internet besteht, werden die erfassten Daten automatisch synchronisiert.

8. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Es finden automatische und kontinuierliche Updates statt. Anwender müssen nichts manuell installieren. Neue Funktionen werden regelmäßig ausgerollt und in der Software über die „Notifications“-Funktion kommuniziert. Des Weiteren ist eine Roadmap zugänglich, auf der ersichtlich, welche neuen Funktionen in Zukunft zur Verfügung gestellt werden.

9. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren nach ISO-Standards gehostet. Es erfolgen tägliche Backups. Die Kommunikation ist per SSL/TLS verschlüsselt, sodass die DSGVO-Konformität vollständig gewährleistet wird.

10. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

ZEP ist ISO 27001-zertifiziert und erfüllt internationale Sicherheitsstandards. Tägliche Backups, AVV (Auftragsverarbeitungsverträge), verschlüsselte und redundante Datensicherung gewährleisten die Sicherheit und Wiederherstellung der Daten im Notfall. Durch das ganzheitliche Sicherheitskonzept aus Single Sign-On, 2-Faktor-Authentifizierung, konfigurierbaren Passwort-Richtlinien sowie rollenbasierter Zugriffskontrolle werden sämtliche Daten vor unautorisierten Zugriffen geschützt.

11. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

ZEP bietet zahlreiche Integrationen und Experte, u.a. zu DATEV, Lexware, SAP, Microsoft Excel, Personio, Outlook u.v.m. Über die RESTAPI sind individuelle Integrationen möglich. Dafür sorgt die Software-Plattform für einen hohen Automatisierungsgrad in Sachen Reporting, Controlling und Buchhaltung.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Zeiterfassung & Personalmanagement

12. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Arbeitszeiterfassung?
    • Welche Erfassungsmethoden werden unterstützt (manuell, automatisch, Terminal / Stempeluhr, RFID, GPS etc.)?
    • Werden Pausen, Überstunden und Zuschläge automatisch berücksichtigt?
    • Gibt es Funktionen zur Nachbearbeitung oder Korrektur von Zeiteinträgen?
    • Gibt es ein Mitarbeiterportal oder eine Self-Service-App?
    • Einsicht in eigenen Arbeitszeiten / Abwesenheiten für Mitarbeitende?
    • Weitere Funktionen im Bereich Zeiterfassung?

ZEP Clock unterstützt verschiedene Methoden zur Zeiterfassung und bietet Mitarbeitenden eine hohe Flexibilität bei der Wahl des Erfassungswegs. Arbeitszeiten können manuell oder automatisiert über Browser, Tablet oder Smartphone erfasst werden. Zusätzlich steht eine digitale Stempeluhrfunktion zum Ein- und Ausstempeln über App, Browser oder Terminal zur Verfügung. Ein stationäres Zeiterfassungsterminal kann bei Bedarf monatlich gemietet werden. Die mobile App ist für iOS und Android verfügbar, funktioniert auch offline und synchronisiert Daten automatisch, sobald eine Internetverbindung besteht. Funktionen wie RFID- oder GPS-Erfassung werden auf der Website nicht ausdrücklich genannt.

Pausen, Überstunden und Zuschläge werden in ZEP automatisch berücksichtigt. Individuelle Pausenregelungen, Zuschläge für Sonderarbeitszeiten und flexible Arbeitszeitmodelle wie Teilzeit, Gleitzeit oder Schichtarbeit lassen sich gesetzeskonform konfigurieren. Überstunden werden gemäß vordefinierter Regeln automatisch erfasst und abgegolten, wobei auch die Einhaltung gesetzlicher Ruhezeiten berücksichtigt wird.

Mitarbeitende profitieren zudem von einem Self-Service-Tool. Sie können Arbeitszeiten sowie Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit selbstständig digital eintragen und Genehmigungsprozesse anstoßen. Ihre erfassten Zeiten und Abwesenheiten sind jederzeit einsehbar, was für maximale Transparenz sorgt.

Darüber hinaus bietet ZEP eine Vielzahl weiterer Funktionen: DSGVO-konforme Datenspeicherung mit Hosting in Deutschland, automatische Backups, zentrale Verwaltung nach Abteilungen oder Standorten, automatisierte Workflows und Erinnerungen sowie Schnittstellen zu gängigen Lohnbuchhaltungsprogrammen wie DATEV oder Lexware.

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Projekt- & Auftragszeiterfassung?
    • Können Projekte, Aufgaben oder Kunden zugeordnet werden?
    • Wie werden Zeiten ausgewertet und in Berichten dargestellt?
    • Lassen sich Kostenstellen oder Budgets verknüpfen? Automatische Benachrichtigungen bei Budgetüberschreitung?
    • Welche Exportfunktionen gibt es für Projektberichte oder Nachweise?
    • Weitere Funktionen im Bereich Projektzeiterfassung?

Die Produktreihen ZEP Compact und ZEP Professional bieten projektorientierten Unternehmen folgende Funktionen:

Geleistete Zeiten können direkt Projekten, Teilprojekten oder Kunden zugeordnet werden. Dabei lassen sich Hauptprojekte in beliebig viele Teilprojekte und Vorgänge gliedern; Rollen- und Berechtigungsprofile pro Projekt sorgen für klare Verantwortlichkeiten.

Zur Auswertung und Berichterstattung bietet ZEP Echtzeit-Analysen über Arbeitszeiten, Kosten und Projektfortschritt. Es sind automatisierbare Workflows vorgesehen, die Zeit- und Kostenkennzahlen auf Knopfdruck liefern. Für ein vollständiges und transparentes Projektcontrolling.

Kostenstellen oder Budgets können verknüpft werden: In der Software können Planstunden, Soll-Ist-Vergleiche und Zeit- bzw. Kostenkontingente hinterlegt werden. Bei Überschreitungen lassen sich Benachrichtigungen konfigurieren, sodass Projektverantwortliche frühzeitig auf Budget- oder Zeitabweichungen aufmerksam gemacht werden.

Export- und Reportingfunktionen sind ebenfalls vorhanden: Projektberichte lassen sich generieren und etwa für Nachweise oder Abrechnung nutzen. Es gibt Schnittstellen für standardisierten Datenaustausch (z. B. SOAP, REST) und Exporte für Buchhaltungs-/Abrechnungssysteme.

Weitere Funktionen im Bereich Projektzeiterfassung umfassen unter anderem: die Unterscheidung zwischen fakturierbaren und nicht-fakturierbaren Zeiten, automatische Erinnerungen an Mitarbeitende bei nicht erfassten Zeiten, Integration externer Stammdaten (z. B. aus CRM), Reisekosten- und Belegerfassung direkt im Projektkontext sowie mobile Offline-Fähigkeit der App.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Schicht- und Dienstplanung?
    • Können Schichtpläne automatisch erstellt oder angepasst werden?
    • Wie erfolgt die Zuweisung von Mitarbeitern zu Schichten oder Projekten?
    • Gibt es Benachrichtigungsfunktionen bei Änderungen oder Diensttausch?
    • Werden Urlaubszeiten oder Krankmeldungen berücksichtigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Schichtplanung?

Durch den Fokus auf Projektdienstleistungsunternehmen unterstützt ZEP im Bereich der Ressourcenplanung vollumfänglich, um Projekte gegenüber dem verfügbaren Budget zu planen und auch Änderungen im Team skillbasiert abzufangen. Für andere Branchen bietet ZEP derzeit keine Schichtplanung an.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Urlaubs- & Abwesenheitsverwaltung?
    • Wie werden Urlaubsanträge gestellt, geprüft und genehmigt?
    • Können unterschiedliche Abwesenheitsarten (z. B. Krankheit, Fortbildung, Homeoffice) abgebildet werden?
    • Gibt es Genehmigungsworkflows oder Vertretungsregelungen?
    • Wie werden Resturlaube und Abwesenheitsstatistiken angezeigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Abwesenheitsmanagement?

Mitarbeitende können Urlaubs- oder Fehlzeitenanträge direkt im System stellen, beispielsweise über den ZEP-Kalender im Zusatzmodul “Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub”. Dort werden Antragstellungen, Genehmigungen und Ablehnungen transparent abgebildet: Ein Antrag wird zur Prüfung markiert und nach Freigabe vom zuständigen Administrator oder Abteilungsleiter bestätigt.

Verschiedene Abwesenheitsarten wie Krankheit, Elternzeit oder unbezahlter Urlaub (weitere Abwesenheitsgründe individuell hinterlegbar) lassen sich differenziert erfassen und im Fehlzeitenkalender farblich gekennzeichnet anzeigen. Genehmigungsworkflows und Vertretungsregelungen sind ebenfalls vorhanden: Beispielsweise kann eingestellt werden, wer als Empfänger eines Fehlzeitenantrags dient und – bei Aktivierung des Moduls „Abteilungen & Standorte“ – welche Abteilungsleiter die Anträge genehmigen dürfen.

Der Resturlaubs-Stand sowie Abwesenheitsstatistiken sind im Dashboard einsehbar: Mitarbeitende sehen ihren Jahresurlaub, genehmigte und geplante Fehlzeiten, Resturlaub und ggf. den aktuellen Überstundensaldo. Weitere Funktionen im Bereich Abwesenheitsmanagement umfassen die automatische Überstundenerkennung und -kappung, die zentrale Verwaltung von Überstunden- und Fehlzeitensalden, sowie die Einbindung des Fehlzeitenkalenders per iCal in externe Tools wie Outlook.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Auswertung von Arbeitszeiten?
    • Welche Berichte und Statistiken stehen zur Verfügung (z. B. Mitarbeiterzeiten, Projekte, Abteilungen)?
    • Können Auswertungen individuell konfiguriert oder exportiert werden?
    • Gibt es Dashboards oder Visualisierungen zur Produktivität?
    • Werden Soll-Ist-Vergleiche oder Frühwarnindikatoren angezeigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Zeitauswertung?

ZEP bietet umfassende Dashboards, die Mitarbeitende, Projekte und Abteilungen gleichermaßen im Blick behalten. Alle relevanten Kennzahlen – von erfassten Arbeitszeiten über Projektfortschritte bis hin zu Abwesenheiten – werden in Echtzeit dargestellt und lassen sich individuell anpassen.

Reports und Auswertungen können frei konfiguriert, gefiltert und nach den jeweiligen Anforderungen zusammengestellt werden. Durch integrierte Soll-Ist-Vergleiche und Frühwarnindikatoren erkennen Unternehmen Abweichungen oder Engpässe frühzeitig und können gezielt gegensteuern.

Ergänzend liefern Produktivitätsstatistiken wertvolle Einblicke in Auslastung und Effizienz. Für die Weiterverarbeitung oder den Nachweis lassen sich alle Berichte bequem als Excel- oder PDF-Datei exportieren, auf Wunsch auch vollständig automatisiert erstellen und regelmäßig versenden.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Lohn- & Gehaltsvorbereitung?
    • Gibt es Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung oder externen Dienstleistern (DATEV, Lexware, etc.)?
    • Können Stunden automatisch für Lohnabrechnungen aufbereitet werden?
    • Wie werden Zuschläge, Feiertage oder Sondervergütungen berücksichtigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Lohnvorbereitung?

ZEP verfügt über direkte Schnittstellen zu gängigen Lohn- und Buchhaltungssystemen wie DATEV, Lexware und weiteren Anbietern, wodurch ein nahtloser Datenaustausch gewährleistet ist. Arbeitszeiten werden automatisch für die Lohnabrechnung aufbereitet, sodass Personalabteilungen und Steuerberater ohne manuellen Aufwand mit korrekten, strukturierten Daten arbeiten können.

Dabei berücksichtigt die Software sämtliche relevanten Faktoren wie Zuschläge, Feiertage, Sondervergütungen und individuelle Arbeitszeitmodelle. So wird die Lohn- und Gehaltsvorbereitung deutlich effizienter, fehlerfrei und revisionssicher gestaltet.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Thema Compliance & Arbeitsrecht?
    • Können gesetzliche Vorgaben (Arbeitszeit, Pausenregelung, Dokumentationspflicht etc.) automatisch überwacht werden?
    • Gibt es Benachrichtigungen bei Verstößen oder Grenzwerten?
    • Werden revisionssichere Arbeitszeitnachweise erstellt?
    • Lassen sich Änderungen nachvollziehen (Benutzerkennung, Zeitstempel, Änderungsgrund)?
    • Gibt es ein Warnsystem oder Sperren bei Verstößen gegen Arbeitszeitgesetze?
    • Können frühere Versionen oder Historien wiederhergestellt werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Compliance?

ZEP sorgt für höchste Transparenz und Rechtssicherheit bei der Arbeitszeiterfassung. Das System überwacht automatisch alle gesetzlichen Vorgaben zu Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten und erkennt Verstöße oder Grenzwertüberschreitungen in Echtzeit.

Ein integriertes Warnsystem informiert Verantwortliche unmittelbar über Überschreitungen, sodass rechtliche Risiken und Fehler im Arbeitszeitnachweis vermieden werden. Alle Zeiterfassungsdaten werden revisionssicher dokumentiert und mit Änderungsprotokollen versehen, die genau festhalten, wann und von wem Anpassungen vorgenommen wurden.

Darüber hinaus werden sämtliche Daten DSGVO-konform in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert, für maximale Datensicherheit und Compliance.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Zeiterfassungs-spezifischen Funktionen?
    • Mobile Stempeluhr, Standortnachweise, Geofencing?
    • Mitarbeiterkommunikation oder Feedbackfunktionen?
    • Automatische Berichts- & Rechnungserstellung?
    • KI-Unterstützung (z.B. Vorschläge zur Optimierung von Dienst- und Pausenplänen, automatische Erkennung fehlender Buchungen, …)?
    • Weitere Zeiterfassungs-spezifische Funktionen?

ZEP bietet eine moderne mobile Stempeluhr, mit der Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten bequem per Smartphone erfassen können. Über den integrierten Standortnachweis wird sichergestellt, dass die Buchung am korrekten Einsatzort erfolgt, ein Pluspunkt für Unternehmen mit mobilen Teams oder Außendienstmitarbeitern.

Darüber hinaus erstellt das System automatisch Berichte und Auswertungen, sodass Verantwortliche jederzeit einen aktuellen Überblick über Arbeitszeiten, Projekte und Ressourcen erhalten.

Dank der offenen API lässt sich ZEP nahtlos in bestehende Systeme und Anwendungen integrieren, beispielsweise in Buchhaltungs-, ERP- oder HR-Tools.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren HR-Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Digitale Personalakte, Stammdaten, Rollen, Berechtigungen)?
    • Recruiting / Bewerbermanagement?
    • Personalentwicklung?
    • On- & Offboarding?
    • Weitere HR-Funktionen?

ZEP deckt die gängigen Funktionen im Mitarbeitermanagement ab und integriert diese optimal mit der Daten- und Aufwandserfassung der Mitarbeiter. Andere HR-Bereiche wie Recruiting und Offboarding, werden über Schnittstellen zu spezialisierten und führenden Systemen abgebildet, wodurch keine doppelte Datenpflege von Mitarbeiter-Stammdaten notwendig ist.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

21. Wie sind die Preise & Konditionen Ihrer Zeiterfassungssoftware? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Ist die Zeiterfassung einzeln buchbar oder nur in einem größeren Paket mit weiteren (HR-relevanten) Funktionen?
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

ZEP Clock ist die ideale Einstiegslösung für Unternehmen, die eine einfache und gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung benötigen. Ab 2 € pro Nutzer und Monat können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten bequem über Browser oder mobile App erfassen. Die Software bietet gesetzeskonforme Einstellungen, eine zentrale Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten sowie unbegrenzte Reportings und automatisierte Workflows. Dank der intuitiven Bedienung ist sie auch für technisch weniger versierte Anwender leicht nutzbar. ZEP Clock ist vollständig DSGVO-konform und umfasst telefonischen sowie E-Mail-Support. Bei Bedarf lässt sich die Lösung modular erweitern, etwa durch zusätzliche Schnittstellen, Terminals oder weitere Funktionen aus optionalen Zusatzmodulen.

ZEP Compact baut auf den Funktionen von ZEP Clock auf und richtet sich an Unternehmen, die neben der Arbeitszeiterfassung auch Projektzeiterfassung, Projektmanagement und Projektcontrolling benötigen. Ab 7 € pro Nutzer und Monat stehen zusätzliche Module zur Verfügung, mit denen Projekte, Aufgaben, Kunden und Budgets detailliert erfasst und ausgewertet werden können. Neben Projekt- und Kundenstammdaten liefert ZEP Compact wertvolle Auswertungen für die Nachkalkulation und das Controlling. Auch hier ist die Lösung modular erweiterbar, bietet diverse Schnittstellen und optionale Terminals.

ZEP Professional ist die umfassendste Lösung der Produktlinie und richtet sich an projektorientierte Unternehmen mit hohen Anforderungen an Professional Services Automation (PSA). Ab 18 € pro Nutzer und Monat umfasst sie alle Funktionen aus ZEP Clock und ZEP Compact und erweitert diese um Projektplanung, Belegerfassung, Reisekostenmanagement sowie die Verwaltung von Stunden- und Tagessätzen. Zusätzlich ermöglicht ZEP Professional eine detaillierte Umsatz- und Kostenberechnung für Projekte, wodurch sich wirtschaftliche Kennzahlen in Echtzeit überwachen lassen. Wie alle ZEP-Produkte ist auch diese Variante modular erweiterbar – mit diversen Zusatzmodulen, Schnittstellen sowie Terminals, um die Lösung passgenau an individuelle Anforderungen anzupassen.

Alle ZEP Produkte können kostenlos in vollem Funktionsumfang getestet werden. Die Kündigung der Lizenzen kann monatlich erfolgen. Mit dem Preisrechner auf der Webseite können Interessierte ihren individuellen monatlichen Preis errechnen.

22. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

ZEP bietet einen umfassenden und persönlichen Support, der vollständig in Deutschland ansässig ist. Anwender erhalten Unterstützung per E-Mail, Telefon oder bei Bedarf über Fernwartung, sodass technische Fragen oder Anliegen schnell und direkt gelöst werden können.

Der Support wird ausschließlich Inhouse bereitgestellt. Es gibt keine externen Callcenter, was für eine hohe Servicequalität und kompetente Ansprechpartner sorgt. Zusätzlich steht eine umfangreiche Online-Hilfe mit Video-Tutorials, FAQ-Bereich und Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Verfügung, die Anwendern eine einfache Selbsthilfe und einen schnellen Einstieg in alle Funktionen von ZEP ermöglichen.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit, regelmäßig an kostenlosen Webinaren teilzunehmen. ZEP hat außerdem einen YouTube Kanal, auf dem mehrmals im Monat informative How-to Videos hochgeladen werden.

23. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Der Einstieg in ZEP ist denkbar einfach, da es eine standardisierte Software ist, die größtenteils auch selbstständig eingerichtet werden kann, wenn man die Zeit und Eingewöhnung investiert. Eine mehrwöchige Testphase steht zur Verfügung, und Vertriebsmitarbeiter können in mehreren Video Calls, als auch per Mail und telefonisch, jederzeit beraten und unterstützen.

Daten aus Alt-Systemen können standardisiert über Import-Templates übernommen werden, sodass auf der bisherigen Datenbasis weitergearbeitet werden kann. Dabei handelt es sich sowohl um historische Stammdaten als auch historische Bewegungsdaten. Der Wechsel wird dabei als Service von unserem Support- und Customer-Success-Team persönlich mitbegleitet.

24. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

ZEP wird kontinuierlich weiterentwickelt, um den steigenden Anforderungen moderner Unternehmen gerecht zu werden. Nutzer profitieren von regelmäßigen Funktionsupdates, die automatisch eingespielt werden und sowohl technische Verbesserungen als auch neue Features beinhalten.

Ein besonderes Merkmal ist die direkte Einbindung von Kundenfeedback: Vorschläge und Wünsche aus dem Support oder dem Kundenportal fließen aktiv in die Produktentwicklung ein. Dadurch orientiert sich die Weiterentwicklung eng an den praktischen Bedürfnissen der Anwender.

Zudem wird die Plattform laufend um neue Module erweitert, sodass ZEP flexibel mit den Anforderungen eines Unternehmens mitwächst und langfristig eine zukunftssichere Lösung bleibt.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Die Kunden loben besonders die gute Durchdachtheit des Systems, da Prozesse und Workflows der Realität entsprechen und nicht unnötig kompliziert sind. Diese Expertise kommt von unseren mehr als 25 Jahren Erfahrung in der Softwareentwicklung in Zusammenarbeit mit unseren Kunden und deren wertvollen Feedbacks. So bilden wir innerhalb einer Standardsoftware viele Detailfunktionen ab, die meist überraschen in ihrer Tiefe und Realitätsnähe.

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können

ZEP ist einer der führenden Anbieter als B2B SaaS-Plattform im deutschsprachigen Markt für die Themen Zeiterfassung, Projektcontrolling und Professional Services Automation. Die Modularität der Software ist einzigartig in Kombination mit der Modernität. Das bestätigen über 2.300 Firmenkunden, 4,7-Sterne-Bewertungen im Durchschnitt über alle Bewertungsportale und seit Oktober 2025 auch das Testsieger-Siegel von Trusted.de im Bereich Zeiterfassung und Projektzeiterfassung!

27. Schlussplädoyer: Für welche Unternehmen (Größe, Branche, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Zeiterfassungssoftware besonders gut – und für welche eher weniger? Ist sie auf bestimmte Zielgruppen/-Branchen ausgerichtet (z.B. Handwerk, Gastronomie, Freelancer o.Ä.)?

ZEP wurde entwickelt für projektbasierte Unternehmen wie Consulting, IT-Dienstleister, Ingenieurbüros, Agenturen und Kanzleien. Gerade KMU bis 500 Mitarbeitenden (aber auch darüber hinaus) profitieren vom Zusammenspiel aus Projektzeiterfassung, Controlling und Projektsteuerung.

Auch kleinere Unternehmen profitieren von den Funktionen der Programmreihe ZEP Clock. Die Stempeluhr für die Hosentasche bietet für einen kleinen Preis die reine Arbeitszeiterfassung unter Berücksichtigung des Arbeitszeitgesetzes.

Wenn eine mit der Zeiterfassung integrierte Schichtplanung gewünscht ist, sind wir nicht der richtige Anbieter. Ansonsten können wir alle Anwendungsfälle und Branchen mit einer passenden Lösung bedienen.