clockin als Zeiterfassungs-Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit clockin

Wir haben clockin GmbH über ihre Zeiterfassungssoftware ausgefragt.

Die Antworten von clockin GmbH sind in grün markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Zeiterfassungssoftware in 3 Sätzen.

clockin ist eine cloudbasierte Zeiterfassungs-App für kleine und mittelständische Betriebe im Handwerk, Bau, der Pflege, Gastronomie und im Dienstleistungsgewerbe – also für Teams, die überwiegend draußen oder beim Kunden statt am Schreibtisch arbeiten. Mitarbeitende erfassen Arbeits-, Projekt- und Pausenzeiten direkt per Smartphone oder am Desktop, inklusive Schichtplanung, Auftrags- und Projektverwaltung, digitaler Personalakte sowie Anbindung an DATEV, Lexware Office, Personio, SAP, sevdesk, Sage, weclapp und Microsoft Business Central. Ziel ist es, dass Betriebe ihren gesamten Arbeitsalltag – von der Zeiterfassung über die Personalverwaltung bis zur Lohnvorbereitung – ohne Zettel und Excel-Listen organisieren können.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

clockin ist gezielt für die sogenannte Deskless Workforce gebaut – Menschen, die anpacken statt am Schreibtisch zu sitzen. Die App ist bewusst einfach gehalten, damit auch technisch weniger affine Mitarbeitende sie ohne Schulung nutzen können. Anders als viele reine Zeiterfassungstools deckt clockin zusätzlich Projekt- und Auftragsmanagement, Schichtplanung und HR-Funktionen wie die digitale Personalakte in einem System ab, sodass Betriebe nicht mehrere Insellösungen kombinieren müssen. Hinzu kommen KI-gestützte Funktionen wie ein KI-Telefonassistent und automatische Gesprächsnotizen, die vor allem kleinen Betrieben ohne eigenes Büro-Personal Verwaltungsaufwand abnehmen.

Themenfeld 1: Technik

3. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

clockin ist eine cloudbasierte Web-Anwendung – es ist keine lokale Installation nötig. Betriebe und ihre Mitarbeitenden greifen über den Browser (Desktop) oder über die native App für iOS und Android zu. Die Daten liegen zentral in der Cloud, sodass alle Beteiligten – Büro, Baustelle, Homeoffice – jederzeit auf demselben aktuellen Stand arbeiten.

4. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, es gibt eigene clockin-Apps für iOS und Android. Mitarbeitende erfassen darüber Arbeits- und Projektzeiten, Pausen, Abwesenheiten und Fahrtzeiten, sehen ihre Schichtpläne, stellen Urlaubsanträge und dokumentieren Aufträge (Fotos, Notizen, Unterschriften) direkt vor Ort. Verwaltungsaufgaben wie das Aufsetzen von Schichtplänen, die Freigabe von Anträgen oder Auswertungen laufen meist über die Desktop-Oberfläche im Büro, sind aber teilweise ebenfalls über die mobile App erreichbar.

5. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Für die Desktop-Nutzung genügt ein aktueller Browser (z. B. Chrome, Safari, Edge, Firefox) und eine Internetverbindung. Für die mobile Nutzung für Apple-iPhones und -iPads iOS ab 15.4 und Android-Smartphones und -Tablets ab Version 6 benötigt.

6. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja. Die clockin-App lässt sich auch ohne Internetverbindung nutzen, etwa um Zeiten auf einer Baustelle ohne Netzabdeckung zu erfassen. Sobald wieder eine Verbindung (z. B. über WLAN oder Mobilfunk) besteht, werden die erfassten Daten automatisch mit dem clockin-Konto synchronisiert.

7. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

clockin wird laufend als Cloud-Software weiterentwickelt.

8. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Da clockin cloudbasiert ist, übernimmt clockin die Datensicherung serverseitig.

9. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

clockin speichert alle Daten DSGVO-konform auf TÜV- und ISO-zertifizierten Servern in Deutschland. Weiter Informationen zum Datenschutz hier: https://www.clockin.de/rechtliches/datenschutz

10. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

clockin bietet Schnittstellen zu DATEV, Lexware Office, Personio, SAP, sevdesk, Paychecks, Sage, weclapp, Microsoft Business Central und Microsoft Entra ID (SSO) sowie eine offene API.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Zeiterfassung & Personalmanagement

11. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Arbeitszeiterfassung?
    • Welche Erfassungsmethoden werden unterstützt (manuell, automatisch, Terminal / Stempeluhr, RFID, GPS etc.)?
    • Werden Pausen, Überstunden und Zuschläge automatisch berücksichtigt?
    • Gibt es Funktionen zur Nachbearbeitung oder Korrektur von Zeiteinträgen?
    • Gibt es ein Mitarbeiterportal oder eine Self-Service-App?
    • Einsicht in eigenen Arbeitszeiten / Abwesenheiten für Mitarbeitende?
    • Weitere Funktionen im Bereich Zeiterfassung?

Arbeitszeiten lassen sich flexibel erfassen – per App, Browser, Tablet-Terminal, NFC-Terminal oder Kolonnengerät. Fahrt- und Projektzeiten sind von unterwegs mit einem Klick per App erfasst. Gestempelte Zeiten lassen sich im Nachhinein EuGH-konform korrigieren. Über App und Portal haben Mitarbeitende jederzeit Einsicht in ihre eigenen Arbeitszeiten und Abwesenheiten (Employee Self-Service).

12. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Projekt- & Auftragszeiterfassung?
    • Können Projekte, Aufgaben oder Kunden zugeordnet werden?
    • Wie werden Zeiten ausgewertet und in Berichten dargestellt?
    • Lassen sich Kostenstellen oder Budgets verknüpfen? Automatische Benachrichtigungen bei Budgetüberschreitung?
    • Welche Exportfunktionen gibt es für Projektberichte oder Nachweise?
    • Weitere Funktionen im Bereich Projektzeiterfassung?

Zeiten lassen sich direkt einzelnen Projekten und Aufträgen zuordnen. Über die Projektzeiterfassung und Projektcontrolling-Funktion sieht der Betrieb den Plan-Ist-Vergleich – also wie viel Zeit und Budget für ein Projekt vorgesehen war, gegenüber der tatsächlich erfassten Zeit. Auswertungen lassen sich als Zeitnachweis exportieren (PDF/Excel).

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Schicht- und Dienstplanung?
    • Können Schichtpläne automatisch erstellt oder angepasst werden?
    • Wie erfolgt die Zuweisung von Mitarbeitern zu Schichten oder Projekten?
    • Gibt es Benachrichtigungsfunktionen bei Änderungen oder Diensttausch?
    • Werden Urlaubszeiten oder Krankmeldungen berücksichtigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Schichtplanung?

Die Schichtplanung funktioniert auf Basis der Zeiterfassung mit einem Drag-and-Drop-Online-Planer. Schichten lassen sich einmalig oder wiederkehrend anlegen, Mitarbeitende können sich über die clockin App für offene Schichten bewerben oder Schichten per Tausch abgeben – inklusive einfachem Schichttausch per Klick. clockin warnt automatisch vor Doppelbuchungen, Überstunden oder Abwesenheiten bei der Planung, gleicht geplante mit tatsächlich erfassten Zeiten automatisch ab und unterstützt die Dienstplanung durch automatische Vorschläge für offene Schichten. Änderungen am Plan werden dem Team in Echtzeit mitgeteilt, mehrere Standorte lassen sich getrennt planen, und zu Schichten können Notizen oder Anhänge wie Checklisten oder Sicherheitshinweise hinterlegt werden.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Urlaubs- & Abwesenheitsverwaltung?
    • Wie werden Urlaubsanträge gestellt, geprüft und genehmigt?
    • Können unterschiedliche Abwesenheitsarten (z. B. Krankheit, Fortbildung, Homeoffice) abgebildet werden?
    • Gibt es Genehmigungsworkflows oder Vertretungsregelungen?
    • Wie werden Resturlaube und Abwesenheitsstatistiken angezeigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Abwesenheitsmanagement?

Mitarbeitende stellen Urlaubs- und Abwesenheitsanträge direkt in der App, Vorgesetzte prüfen und genehmigen sie digital. clockin bietet dabei eine Reihe von Abwesenheitsarten an, ermöglicht aber auch das Erstellen individueller Abwesenheiten.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Auswertung von Arbeitszeiten?
    • Welche Berichte und Statistiken stehen zur Verfügung (z. B. Mitarbeiterzeiten, Projekte, Abteilungen)?
    • Können Auswertungen individuell konfiguriert oder exportiert werden?
    • Gibt es Dashboards oder Visualisierungen zur Produktivität?
    • Werden Soll-Ist-Vergleiche oder Frühwarnindikatoren angezeigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Zeitauswertung?

clockin bietet Analyse- und Reporting-Dashboards zu Zeiten, Projekten und Teams, die sich als Zeitnachweis in PDF oder Excel exportieren lassen.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Lohn- & Gehaltsvorbereitung?
    • Gibt es Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung oder externen Dienstleistern (DATEV, Lexware, etc.)?
    • Können Stunden automatisch für Lohnabrechnungen aufbereitet werden?
    • Wie werden Zuschläge, Feiertage oder Sondervergütungen berücksichtigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Lohnvorbereitung?

Über die DATEV-Schnittstelle werden erfasste Stunden automatisch im richtigen Format an die Lohnbuchhaltung bzw. den Steuerberater übergeben, inklusive synchronisierter Mitarbeiter-Stammdaten und digitaler Verteilung von Lohnabrechnungen.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Thema Compliance & Arbeitsrecht?
    • Können gesetzliche Vorgaben (Arbeitszeit, Pausenregelung, Dokumentationspflicht etc.) automatisch überwacht werden?
    • Gibt es Benachrichtigungen bei Verstößen oder Grenzwerten?
    • Werden revisionssichere Arbeitszeitnachweise erstellt?
    • Lassen sich Änderungen nachvollziehen (Benutzerkennung, Zeitstempel, Änderungsgrund)?
    • Gibt es ein Warnsystem oder Sperren bei Verstößen gegen Arbeitszeitgesetze?
    • Können frühere Versionen oder Historien wiederhergestellt werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Compliance?

clockin ist so ausgelegt, dass es die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG), des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) sowie die Anforderungen aus dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassungspflicht und der DSGVO erfüllt. Bei der Überschreitung von Ruhe- und Höchstarbeitszeiten, sowie dem Nichteinhalten von Pausenregelungen warnt clockin automatisch. Änderungen an erfassten Zeiten werden revisionssicher gespeichert.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Zeiterfassungs-spezifischen Funktionen?
    • Mobile Stempeluhr, Standortnachweise, Geofencing?
    • Mitarbeiterkommunikation oder Feedbackfunktionen?
    • Automatische Berichts- & Rechnungserstellung?
    • KI-Unterstützung (z.B. Vorschläge zur Optimierung von Dienst- und Pausenplänen, automatische Erkennung fehlender Buchungen, …)?
    • Weitere Zeiterfassungs-spezifische Funktionen?

Ja, unter anderem über GPS-Tracking und QR-Code-Zeiterfassung als mobile Stempeluhr-Varianten. Bei den KI-Funktionen bietet clockin einen KI-Telefonassistenten, der eingehende Anrufe entgegennimmt, wichtige Informationen erfasst und eine nach Dringlichkeit sortierte Übersicht liefert, sowie eine KI-gestützte Gesprächsnotiz-Funktion, die bis zu 50 Minuten eines Kundengesprächs aufzeichnet und daraus Transkript, Zusammenfassung und eine konkrete Aufgaben-Checkliste erstellt. Zusätzlich gibt es eine KI-gestützte Videodokumentation für Aufträge und Projekte.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren HR-Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Digitale Personalakte, Stammdaten, Rollen, Berechtigungen)?
    • Recruiting / Bewerbermanagement?
    • Personalentwicklung?
    • On- & Offboarding?
    • Weitere HR-Funktionen?

clockin bietet eine digitale Personalakte mit Stammdaten, Rollen und Berechtigungen sowie ein Mitarbeiter-Self-Service-Portal.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

20. Wie sind die Preise & Konditionen Ihrer Zeiterfassungssoftware? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Ist die Zeiterfassung einzeln buchbar oder nur in einem größeren Paket mit weiteren (HR-relevanten) Funktionen?
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

clockin bietet drei gestaffelte Pakete, sodass Betriebe nur für die Funktionen zahlen, die sie wirklich brauchen. Die Zeiterfassung ist damit einzeln buchbar und nicht an ein großes Gesamtpaket gekoppelt:

• Digitale Stechuhr – Basis-Zeiterfassung per Tablet-Terminal, App und Browser, inkl. DATEV-Anbindung, Kalender & Abwesenheitsverwaltung. Ab 3,59 €/Nutzer/Monat
• Projektzeiterfassung – alle Funktionen der Digitalen Stechuhr plus Zeiterfassung auf Projekt- und Unterprojektebene, Lexware-Office-Anbindung für automatische Rechnungsstellung und digitale Kundenverwaltung. Ab 6,29 €
• Zeiterfassung & Dokumentation – zusätzlich Checklisten & Formulare, digitale Projektakten, Foto-/Skizzenfunktion und digitale Unterschriften. Ab 8,99 €

Alle Pakete lassen sich 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen, ohne Angabe von Zahlungsdaten und ohne automatisches Abo.

Alle Preise verstehen sich pro Nutzer und Monat, zzgl. gesetzlicher MwSt. Bei weniger als 5 Nutzern fällt zusätzlich eine Plattform-Pauschale von 10 €/Monat an, ab 5 Nutzern entfällt diese.

Zusätzlich lassen sich KI-Add-ons flexibel dazubuchen:

• Schichtplanung (ab 27 €/Monat, gestaffelt nach Lizenzanzahl)
• Videodokumentation (ab 30 €/Monat für 45 Videominuten)
• Gesprächsnotizen (ab 25 €/Monat für 100 Audiominuten)
• Telefonassistent (ab 35 €/Monat für 45 Telefonminuten)

21. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

clockin betreibt ein eigenes Support-Center (support.clockin.de) mit ausführlichen FAQ- und Anleitungsartikeln, u. a. zur DATEV-Schnittstelle und zur App-Nutzung. Der Kundensupport kann telefonisch oder per Chat und Mail erreicht werden. Außerdem bietet clockin eine KI-Chatbot an, der 24/7 erreichbar ist.

22. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Interessenten können clockin 14 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsmittel hinterlegen zu müssen. Um den Start so einfach wie möglich zu gestalten, werden Testkunden mit hilfe ausführlicher Onboarding-Touren unterstützt. Für alle, die keine Zeit für die Einrichtung haben, bietet clockin außerdem einen Einrichtungsservice an. Um die Software professionell zu durchdringen, können außerdem diverse Schulungen gebucht werden.

23. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

clockin wird laufend als Cloud-Software weiterentwickelt. Täglich werden neue Funktionen entwickelt und optimiert.

Abschluss-Fragen:

24. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

In den Erfahrungsberichten heben Kunden vor allem drei Dinge hervor: den schnellen Einstieg, die spürbare Zeitersparnis und die einfache Bedienung im Alltag. Die Physiotherapiepraxis Rehab Five etwa hatte clockin nach eigener Aussage in nur 10 Minuten startklar im Einsatz. Mitarbeitende beschreiben die App häufig als „nicht störend“, „intuitiv“ und „praxisnah“ – das sorgt für Akzeptanz auch bei weniger technikaffinen Teams. Ein Handwerksbetrieb berichtet von rund 12.000 € jährlicher Ersparnis allein durch effizientere Projektzeiterfassung und Dokumentation.

Konkrete Erfolgsgeschichten gibt es unter anderem von der Möbelmanufaktur Kawentsmann (gestärktes Vertrauen im Team durch mehr Transparenz bei Arbeitszeiten), von Strong Partners (Kapazitäten im Team live im Blick statt grober Schätzungen) und von der Schäfer Entkernungstechnik GmbH (Team weiß morgens sofort, wo es hingeht, auch wenn sich die Planung kurzfristig ändert).

Wiederkehrendes Lob: clockin funktioniert einfach, ist transparent und nicht mit überflüssigen Funktionen überfrachtet – gerade im Vergleich zu Chipkarten, Excel-Listen oder komplizierterer Software. Als Wunsch äußern Kunden am häufigsten den Ausbau der Modularität, also die Möglichkeit, genau die Funktionen zu wählen, die zum eigenen Arbeitsalltag passen – das greift clockin mit den gestaffelten Paketen und Add-ons bereits auf.

25. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können

Über 9.000 Betriebe arbeiten bereits mit clockin, mit einem Bewertungsschnitt von 4,9 auf OMR Reviews und ist von Trusted.de 2026 als Testsieger ausgezeichnet worden.

26. Schlussplädoyer: Für welche Unternehmen (Größe, Branche, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Zeiterfassungssoftware besonders gut – und für welche eher weniger? Ist sie auf bestimmte Zielgruppen/-Branchen ausgerichtet (z.B. Handwerk, Gastronomie, Freelancer o.Ä.)?

clockin eignet sich besonders gut für kleine und mittelständische Betriebe, die nicht am Schreibtisch arbeiten – etwa Handwerk, Bauwesen, Pflege, Gastronomie und andere Dienstleistungsbetriebe mit Außendienst- oder Baustellenpersonal, die ihre Zeiterfassung, Projektverwaltung und HR-Prozesse ohne Zettel und Excel organisieren wollen.