timeCard als Zeiterfassungs-Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit timeCard

Wir haben die REINER Kartengeräte GmbH und Co. KG über ihre Zeiterfassungssoftware ausgefragt.

Die Antworten der REINER Kartengeräte GmbH und Co. KG sind in grün markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Zeiterfassungssoftware in 3 Sätzen.

timeCard ist eine modulare Zeiterfassungslösung für kleine und mittelständische Unternehmen, mit der Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden, Abwesenheiten, Schichten sowie Projekt- und Auftragszeiten digital erfasst und ausgewertet werden können.

Die Buchung erfolgt flexibel am PC im Browser, über die mobile App timeCard GO, an stationären Terminals oder über eine Terminal-App.

Durch Schnittstellen zur Lohnabrechnung und optionale Erweiterungen wie Zutrittskontrolle, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder digitale Personalakte lässt sich timeCard an unterschiedliche Unternehmensanforderungen anpassen.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Flexibilität bei der Erfassung: Mitarbeiter können ihre Zeiten über Browser, Smartphone-App, Hardware-Terminal oder Terminal-App buchen. Dadurch eignet sich timeCard sowohl für Büroarbeitsplätze als auch für Produktion, Handwerk, Außendienst und Homeoffice.

Datenhoheit und individuelle Betriebsmodelle: Die Standardlösung wird in der eigenen oder einer durch den Kunden gewählten Windows-Serverumgebung betrieben. Unternehmen behalten damit die Kontrolle über Infrastruktur, Zugriffsrechte und Datensicherung. Für Kleinstunternehmen bis neun Mitarbeiter gibt es zusätzlich die kompakte Small Business Edition.

Breiter Funktionsumfang: Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Schichtplanung und Projektzeiterfassung greifen in einem System ineinander. Regeln für Pausen, Arbeitszeitprofile, Überstunden und Zuschläge können individuell hinterlegt werden.

Erweiterbarkeit und Schnittstellen: DATEV-Anbindungen, weitere Lohnschnittstellen, timeCard AU, Exchange Sync, Zutrittskontrolle und die Anbindung an eine digitale Personalakte können bedarfsgerecht ergänzt werden.

Persönliche Einführung: Ein deutschlandweites Netzwerk zertifizierter timeCard Partner unterstützt bei Beratung, Installation, Datenübernahme, Schulung und laufendem Betrieb. Das ist besonders für Unternehmen wertvoll, die keine anonyme Standard-SaaS-Lösung suchen.

Hinweis: Einzelne Schnittstellen, Hardwarekomponenten und Zusatzmodule sind nicht Bestandteil der Basislizenz und können zusätzliche Kosten verursachen.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

timeCard ist bewusst keine reine, sofort nutzbare Cloud-SaaS-Lösung und auch keine vollständige internationale Human-Capital-Management-Suite. Die Standardinstallation benötigt eine geeignete Windows-Serverumgebung und wird idealerweise durch einen zertifizierten Partner eingerichtet und betreut. Unternehmen, die ausschließlich eine sehr einfache Browser-Stempeluhr ohne Einführungsaufwand suchen, können den Funktionsumfang daher als umfangreich empfinden.

Die mobile App konzentriert sich auf Arbeitszeit, Projekte, Anträge und Genehmigungen. Umfangreiche Administrationsaufgaben, Stammdatenpflege und Systemeinstellungen werden weiterhin in der Weboberfläche vorgenommen. Recruiting, Bewerbermanagement, Personalentwicklung oder ein vollständiges Onboarding-Modul gehören nicht zum Kern von timeCard.

Für Einzelunternehmer oder sehr kleine Teams mit minimalen Anforderungen kann eine einfache Freemium-Lösung günstiger wirken. Für Kleinstunternehmen bis neun Mitarbeiter steht deshalb die Small Business Edition als vereinfachter Einstieg zur Verfügung.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

timeCard kombiniert eine serverseitige Installation mit einer browserbasierten Bedienoberfläche. Die Anwendung und die Datenbank werden in einer Windows-Serverumgebung beim Kunden, im Rechenzentrum eines IT-Dienstleisters oder in einer entsprechend eingerichteten Cloud-Infrastruktur betrieben. Die Benutzer greifen anschließend über einen aktuellen Webbrowser auf die Oberfläche zu.

Damit verbindet timeCard die Vorteile einer Webanwendung – ortsunabhängige Bedienung, zentrale Datenhaltung und keine lokale Installation an jedem Arbeitsplatz – mit der Datenhoheit einer selbst betriebenen oder individuell gehosteten Lösung.

Die Small Business Edition ist für Unternehmen bis neun Mitarbeiter ausgelegt und kann auf einem einzelnen Windows-11-Pro-Rechner betrieben werden. Sie reduziert damit den Infrastrukturaufwand für Kleinstunternehmen. Eine von REINER SCT vollständig betriebene Standard-SaaS-Variante ist nicht das zentrale Betriebsmodell.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja. Mit der App timeCard GO für iOS und Android können Mitarbeiter Arbeitszeiten und Projektzeiten buchen, Salden und Buchungszeiten einsehen, Anträge stellen und – bei entsprechender Berechtigung – Anträge genehmigen. Dazu gehören Abwesenheits-, Änderungs-, Stornierungs- und Korrekturanträge sowie die digitale Krankmeldung. Buchungsdetails und Historien können ebenfalls mobil angezeigt werden.

Kommen-/Gehen-Buchungen und Projektbuchungen sind auch offline möglich. Sobald wieder eine Verbindung zum timeCard Server besteht, werden die Daten synchronisiert.

Die App ist auf mobile Self-Service-Prozesse ausgelegt. Umfangreiche Verwaltungsfunktionen wie das Anlegen von Mitarbeitern, die Konfiguration von Arbeitszeitmodellen, die Rechteverwaltung oder Systemeinstellungen erfolgen in der Weboberfläche. Für einen gemeinsam genutzten Buchungspunkt kann zusätzlich die timeCard Terminal App eingesetzt werden.

Hinweis: Für die App ist eine per HTTPS erreichbare timeCard Installation mit gültigem Zertifikat erforderlich. Der konkrete Funktionsumfang kann sich durch App-Updates erweitern.

6. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Die Standardinstallation wird auf einer unterstützten 64-Bit-Version von Microsoft Windows Server betrieben. Nach den aktuellen Supportangaben werden insbesondere Windows Server 2016, 2019 und 2022 unterstützt. Für den produktiven Einsatz sollten die jeweils aktuellen Systemvoraussetzungen vor der Installation geprüft werden, da unterstützte Versionen mit neuen Releases angepasst werden können.

Für Datenbank und Webzugriff nutzt timeCard eine Microsoft-basierte Serverumgebung mit SQL Server und IIS. Die Benutzeroberfläche wird über einen aktuellen Webbrowser aufgerufen. Für externe Zugriffe und die Nutzung von timeCard GO ist eine korrekt eingerichtete HTTPS-Verbindung mit gültigem Zertifikat erforderlich.

Die App benötigt derzeit mindestens iOS 14 beziehungsweise Android 10. Die Small Business Edition kann auf einem Windows-11-Pro-Rechner eingesetzt werden. Hardware-Terminals benötigen eine Netzwerkverbindung zur timeCard Installation.

Hinweis: Die verbindlichen Anforderungen zu Betriebssystem, Datenbank, Ports, Zertifikaten und Hardware sollten immer anhand der aktuellen Release-Dokumentation geprüft werden.

7. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, in timeCard GO können Kommen-/Gehen-Buchungen und Projektbuchungen auch ohne aktive Internetverbindung erfasst werden. Die App speichert die Buchungen lokal und überträgt sie, sobald die Verbindung zum timeCard Server wieder verfügbar ist.

Andere Funktionen – beispielsweise das Abrufen aktueller Salden, das Bearbeiten von Anträgen oder das Anzeigen neuer Informationen – benötigen grundsätzlich eine Verbindung zum Server. Der Offline-Modus ist daher als Absicherung für mobile Zeit- und Projektbuchungen gedacht, nicht als vollständiger Offline-Betrieb der gesamten Anwendung.

8. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

REINER SCT veröffentlicht regelmäßig neue timeCard Versionen, Funktionsupdates und bei Bedarf Hotfixes. Neue Versionen enthalten neben Fehlerkorrekturen und Sicherheitsanpassungen auch funktionale Erweiterungen. Die aktuelle Download- und Release-Übersicht macht Version, Veröffentlichungsdatum und Release Notes transparent.

Da timeCard in der Kundenumgebung betrieben wird, werden Serverupdates in der Regel kontrolliert durch den Administrator oder den betreuenden timeCard Partner eingespielt. Unternehmen können den Zeitpunkt damit an ihre Betriebsabläufe und internen Freigabeprozesse anpassen. Ein ungeplantes, zentral erzwungenes Update wie bei manchen SaaS-Diensten findet nicht statt.

Für einen dauerhaft sicheren und unterstützten Betrieb sollten Unternehmen aktuelle Versionen einsetzen. Pflege, Prüfung und Installation können – abhängig vom gewählten Betreuungsmodell – Bestandteil eines Servicevertrags mit dem Partner sein.

9. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

timeCard bietet eine integrierte Funktion zur Sicherung der Datenbank. Die Datensicherung kann über die Einstellungen angestoßen und bei einem Serverwechsel oder einer Wiederherstellung über das Installationspaket zurückgespielt werden.

Da es sich bei der Standardversion um eine selbst betriebene Lösung handelt, liegt die Verantwortung für ein belastbares Sicherungskonzept beim Betreiber beziehungsweise dessen IT-Dienstleister. Empfehlenswert sind automatisierte, versionierte Sicherungen auf getrennten Speichersystemen sowie regelmäßige Wiederherstellungstests. Wird timeCard bei einem Hosting- oder Cloud-Partner betrieben, können dessen Backup-Leistungen genutzt werden.

Für technisch weniger affine Unternehmen übernimmt der zertifizierte timeCard Partner typischerweise Einrichtung, Überwachung und Wiederherstellung. Die Bedienung der integrierten Sicherung ist überschaubar; ein professionelles Gesamtkonzept sollte dennoch durch die IT umgesetzt werden.

10. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

timeCard ist auf einen datenschutzkonformen Einsatz ausgelegt. Bei einer lokalen oder individuell gehosteten Installation verbleiben die Daten in der vom Unternehmen gewählten Infrastruktur. Dadurch kann der Betreiber Speicherort, Zugriffswege, Backup, Löschkonzept und technische Schutzmaßnahmen selbst bestimmen.

Ein fein abgestuftes Rollen- und Berechtigungssystem legt fest, welche Benutzer Daten sehen, erfassen, ändern, genehmigen oder auswerten dürfen. Der Zugriff über Browser und App kann per HTTPS abgesichert werden. Änderungen und Korrekturen lassen sich nachvollziehen, sodass Verantwortlichkeiten transparent bleiben.

Datenschutz entsteht jedoch immer aus dem Zusammenspiel von Software, Konfiguration und Organisation. Unternehmen müssen unter anderem Berechtigungskonzepte, Aufbewahrungsfristen, Informationspflichten, mobile Standortdaten und Datensicherungen passend zu ihren Prozessen festlegen. REINER SCT und die zertifizierten Partner unterstützen bei der technisch korrekten Einrichtung.

11. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

timeCard kann lohnrelevante Zeit-, Abwesenheits- und Zuschlagsdaten für die Weiterverarbeitung in Lohnsystemen bereitstellen. Besonders etabliert ist die Anbindung an DATEV. Mit timeCard Lohn lassen sich abrechnungsrelevante Daten strukturiert für DATEV Lohn und Gehalt aufbereiten, prüfen und übergeben. Je nach Anforderung stehen auch Anbindungen oder Exportmöglichkeiten zu Lexware, Addison, Sage, SAP, SBS Lohn Plus, SelectLine, Personio und weiteren Systemen zur Verfügung.

Weitere Erweiterungen sind timeCard Exchange Sync für die Anzeige von Abwesenheiten und Ereignissen in Microsoft Outlook, timeCard AU für den Abruf elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sowie timeCard for ELO zur Verbindung mit einer digitalen Personalakte.

Der Nutzen liegt vor allem in der Vermeidung doppelter Datenerfassung: Zeitdaten werden einmal erfasst, geprüft und anschließend für Lohnabrechnung oder nachgelagerte HR-Prozesse bereitgestellt. Das reduziert Übertragungsfehler und administrativen Aufwand.

Hinweis: Schnittstellen können als Zusatzmodul, Exportfunktion oder Partnerlösung realisiert sein. Verfügbarkeit, Automatisierungsgrad und Preis sollten für das konkrete Zielsystem geprüft werden.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Zeiterfassung & Personalmanagement

12. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Arbeitszeiterfassung?
    • Welche Erfassungsmethoden werden unterstützt (manuell, automatisch, Terminal / Stempeluhr, RFID, GPS etc.)?
    • Werden Pausen, Überstunden und Zuschläge automatisch berücksichtigt?
    • Gibt es Funktionen zur Nachbearbeitung oder Korrektur von Zeiteinträgen?
    • Gibt es ein Mitarbeiterportal oder eine Self-Service-App?
    • Einsicht in eigenen Arbeitszeiten / Abwesenheiten für Mitarbeitende?
    • Weitere Funktionen im Bereich Zeiterfassung?

Erfassungswege: Arbeitszeiten können am PC im Browser, über timeCard GO, an einem timeCard Hardware-Terminal oder über die Terminal App gebucht werden. Hardware-Terminals unterstützen RFID-Karten und RFID-Transponder. Zusätzlich sind manuelle Buchungen und nachträgliche Korrekturen mit entsprechenden Rechten möglich.

Automatische Regeln: Arbeitszeitprofile, Sollzeiten, Pausenregelungen, Rundungen, Überstunden, Gleitzeit und Zuschläge lassen sich nach den betrieblichen Vorgaben konfigurieren. Dadurch werden Buchungen automatisch bewertet und den richtigen Zeitkonten zugeordnet.

Korrekturen und Nachvollziehbarkeit: Fehlende oder falsche Buchungen können über Änderungs- und Korrekturanträge gemeldet und durch berechtigte Vorgesetzte bearbeitet werden. Historien unterstützen die Nachvollziehbarkeit.

Self-Service: Mitarbeiter sehen eigene Buchungen, Salden und Abwesenheiten, stellen Anträge und erhalten Informationen über das integrierte Postfach. Vorgesetzte können Anträge auch mobil genehmigen.

Übersicht: Tages-, Monats- und Jahresansichten sowie Präsenzinformationen schaffen Transparenz über Anwesenheit, Pausen, Fehlzeiten und Zeitkonten.

Hinweis: Optionale Hardware, Terminal App und bestimmte Zusatzfunktionen sind gesondert zu lizenzieren.

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Projekt- & Auftragszeiterfassung?
    • Können Projekte, Aufgaben oder Kunden zugeordnet werden?
    • Wie werden Zeiten ausgewertet und in Berichten dargestellt?
    • Lassen sich Kostenstellen oder Budgets verknüpfen? Automatische Benachrichtigungen bei Budgetüberschreitung?
    • Welche Exportfunktionen gibt es für Projektberichte oder Nachweise?
    • Weitere Funktionen im Bereich Projektzeiterfassung?

Projekt- und Auftragszeiten können im Browser, mobil über timeCard GO oder am Terminal erfasst werden. Buchungen lassen sich Projekten, Aufträgen, Kunden und Tätigkeiten zuordnen. Pro Projekt können zahlreiche Tätigkeiten strukturiert abgebildet werden, sodass auch differenzierte Leistungsnachweise möglich sind.

Plan- und Ist-Zeiten können projektbezogen ausgewertet werden. Die Verantwortlichen erhalten einen aktuellen Überblick über angefallene Stunden, beteiligte Mitarbeiter und zeitliche Verläufe. Berichte und Exporte können für interne Auswertungen, Nachweise gegenüber Kunden oder die weitere Verarbeitung genutzt werden.

Kostenstellen und organisatorische Zuordnungen können in der Zeitwirtschaft berücksichtigt werden. Eine umfassende kaufmännische Projektsteuerung mit Rechnungsstellung, Ressourcenoptimierung und automatischen Budgetwarnungen ist jedoch nicht der Kern von timeCard. Für solche Anforderungen empfiehlt sich die Verbindung mit einem ERP-, Warenwirtschafts- oder Projektmanagementsystem.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Schicht- und Dienstplanung?
    • Können Schichtpläne automatisch erstellt oder angepasst werden?
    • Wie erfolgt die Zuweisung von Mitarbeitern zu Schichten oder Projekten?
    • Gibt es Benachrichtigungsfunktionen bei Änderungen oder Diensttausch?
    • Werden Urlaubszeiten oder Krankmeldungen berücksichtigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Schichtplanung?

timeCard enthält eine integrierte Schichtplanung. Über einen Schichtplanungsassistenten lassen sich wiederkehrende und wechselnde Schichtmodelle für längere Zeiträume anlegen. Mitarbeiter werden den vorgesehenen Schichten beziehungsweise Arbeitszeitprofilen zugeordnet; Änderungen können gezielt vorgenommen werden.

Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten werden in der Planung sichtbar, sodass Überschneidungen und personelle Engpässe früh erkannt werden. Auch Schichtwechsel beziehungsweise Tauschvorgänge können in der Zeitwirtschaft berücksichtigt werden.

Änderungen und Anträge werden über die Weboberfläche und die mobilen Self-Service-Funktionen kommuniziert. Eine vollautomatische, KI-gestützte Optimierung nach Qualifikationen, Auslastung und Personalkosten ist derzeit keine zentrale Standardfunktion. timeCard eignet sich besonders für planbare Schichtmodelle und die enge Verbindung von Dienstplan und tatsächlicher Zeiterfassung.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Urlaubs- & Abwesenheitsverwaltung?
    • Wie werden Urlaubsanträge gestellt, geprüft und genehmigt?
    • Können unterschiedliche Abwesenheitsarten (z. B. Krankheit, Fortbildung, Homeoffice) abgebildet werden?
    • Gibt es Genehmigungsworkflows oder Vertretungsregelungen?
    • Wie werden Resturlaube und Abwesenheitsstatistiken angezeigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Abwesenheitsmanagement?

Mitarbeiter können Urlaub und andere Abwesenheiten im Browser oder über timeCard GO beantragen. Der Antrag wird an die zuständigen Genehmiger weitergeleitet und kann – abhängig von der Konfiguration – ein- oder mehrstufig geprüft werden. Genehmigungen und Ablehnungen sind auch mobil möglich.

Neben Urlaub können frei definierbare Abwesenheitsarten wie Krankheit, Fortbildung, Dienstreise, Messe, Homeoffice, Gleitzeitausgleich oder Sonderurlaub abgebildet werden. Genehmigte Abwesenheiten fließen automatisch in Zeitkonten, Kalender, Schichtplanung und Auswertungen ein.

Mitarbeiter sehen ihren Urlaubsanspruch, bereits verbrauchte Tage und Resturlaub. Verantwortliche erhalten Team- und Jahresübersichten sowie Abwesenheitsstatistiken. Vertretungs- und Zuständigkeitsregeln können über Rollen, Genehmigungswege und Berechtigungen organisiert werden.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Auswertung von Arbeitszeiten?
    • Welche Berichte und Statistiken stehen zur Verfügung (z. B. Mitarbeiterzeiten, Projekte, Abteilungen)?
    • Können Auswertungen individuell konfiguriert oder exportiert werden?
    • Gibt es Dashboards oder Visualisierungen zur Produktivität?
    • Werden Soll-Ist-Vergleiche oder Frühwarnindikatoren angezeigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Zeitauswertung?

timeCard stellt Tages-, Monats- und Jahresauswertungen für Mitarbeiter, Gruppen, Abteilungen, Zeitkonten, Abwesenheiten und Projekte bereit. Soll-Ist-Abweichungen, Überstunden, Minusstunden, Pausen, Zuschläge und Fehlzeiten können tagesaktuell kontrolliert werden.

Berichte lassen sich nach Zeitraum und Organisationseinheit filtern und für die weitere Verarbeitung exportieren. Damit können Unternehmen Nachweise für Mitarbeiter, Führungskräfte, Lohnabrechnung, Controlling oder Prüfungen erstellen. Die genaue Auswahl der Berichte und Exportformate hängt vom Modul und der Konfiguration ab.

Für den operativen Überblick stehen Präsenzanzeigen und Saldenansichten zur Verfügung. timeCard ist jedoch kein System zur individuellen Produktivitätsüberwachung und erstellt keine automatischen Leistungsbewertungen. Im Mittelpunkt stehen korrekte Zeitwirtschaft, Transparenz und die Einhaltung definierter Regeln.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Lohn- & Gehaltsvorbereitung?
    • Gibt es Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung oder externen Dienstleistern (DATEV, Lexware, etc.)?
    • Können Stunden automatisch für Lohnabrechnungen aufbereitet werden?
    • Wie werden Zuschläge, Feiertage oder Sondervergütungen berücksichtigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Lohnvorbereitung?

Die in timeCard erfassten und geprüften Arbeitszeiten bilden eine belastbare Grundlage für die Entgeltabrechnung. Stunden, Abwesenheiten, Mehrarbeit, Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge sowie weitere Lohnarten können entsprechend der hinterlegten Regeln aufbereitet werden.

Für DATEV stehen etablierte Export- und Integrationsmöglichkeiten zur Verfügung. Das Zusatzmodul timeCard Lohn unterstützt die strukturierte Bereitstellung für DATEV Lohn und Gehalt einschließlich DATEV-spezifischer Parameter, Prüf- und Statuslisten. Weitere Schnittstellen oder Exporte sind unter anderem für Lexware, Addison, Sage, SAP, SBS Lohn Plus und SelectLine verfügbar beziehungsweise über Partner realisierbar.

Durch die Übergabe geprüfter Daten entfallen viele manuelle Übertragungen aus Stundenzetteln oder Excel-Listen. Das reduziert Fehler und beschleunigt den Monatsabschluss.

Hinweis: Erweiterte Lohnschnittstellen und timeCard Lohn sind Zusatzmodule beziehungsweise Partnerleistungen und können Mehrkosten verursachen.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Thema Compliance & Arbeitsrecht?
    • Können gesetzliche Vorgaben (Arbeitszeit, Pausenregelung, Dokumentationspflicht etc.) automatisch überwacht werden?
    • Gibt es Benachrichtigungen bei Verstößen oder Grenzwerten?
    • Werden revisionssichere Arbeitszeitnachweise erstellt?
    • Lassen sich Änderungen nachvollziehen (Benutzerkennung, Zeitstempel, Änderungsgrund)?
    • Gibt es ein Warnsystem oder Sperren bei Verstößen gegen Arbeitszeitgesetze?
    • Können frühere Versionen oder Historien wiederhergestellt werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Compliance?

Arbeitszeitprofile und Regeln unterstützen Unternehmen dabei, gesetzliche und betriebliche Vorgaben konsistent umzusetzen. Pausen, Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten, Sollzeiten und Zuschläge können konfiguriert und bei der Bewertung der Buchungen berücksichtigt werden. Auffälligkeiten, fehlende Buchungen und Grenzwertüberschreitungen werden in Prüf- und Auswertungsprozessen sichtbar.

Buchungen und nachträgliche Änderungen können mit Benutzerbezug, Zeitstempel und Historie nachvollzogen werden. Dadurch lassen sich Arbeitszeitnachweise transparent erstellen und Korrekturen dokumentieren. Rechte und Freigabeworkflows verhindern, dass jeder Benutzer beliebige Änderungen vornehmen kann.

Die Software unterstützt die Compliance, ersetzt aber keine arbeitsrechtliche Beratung. Der Arbeitgeber bleibt dafür verantwortlich, Arbeitszeitmodelle, Tarifregeln, Betriebsvereinbarungen und Aufbewahrungsfristen korrekt zu konfigurieren. Je nach gewünschtem Kontrollniveau können Warnungen eingesetzt werden; eine pauschale automatische Sperre jeder rechtlich kritischen Buchung ist nicht in allen Unternehmen sinnvoll und wird daher konfigurationsabhängig umgesetzt.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Zeiterfassungs-spezifischen Funktionen?
    • Mobile Stempeluhr, Standortnachweise, Geofencing?
    • Mitarbeiterkommunikation oder Feedbackfunktionen?
    • Automatische Berichts- & Rechnungserstellung?
    • KI-Unterstützung (z.B. Vorschläge zur Optimierung von Dienst- und Pausenplänen, automatische Erkennung fehlender Buchungen, …)?
    • Weitere Zeiterfassungs-spezifische Funktionen?

Mobile Stempeluhr: timeCard GO ermöglicht Arbeits- und Projektbuchungen unterwegs. Bei entsprechender Konfiguration können mobile Buchungsinformationen und Standortbezüge genutzt werden. Unternehmen sollten dabei Datenschutz und Erforderlichkeit sorgfältig prüfen. Ein umfassendes Geofencing ist nicht die zentrale Standardfunktion.

Präsenz und Kommunikation: Präsenzanzeigen zeigen, wer anwesend, abwesend oder in Pause ist. Das Postfach, Antragsprozesse und Benachrichtigungen unterstützen die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten.

Nachweise und Exporte: Arbeitszeit- und Projektberichte können erstellt und exportiert werden. Eine automatische Rechnungserstellung gehört nicht zum Kern; hierfür empfiehlt sich die Übergabe an ERP- oder Abrechnungssysteme.

Weitere Module: Zutrittskontrolle, timeCard AU, Exchange Sync, DATEV-Anbindungen und die digitale Personalakte über ELO erweitern den Einsatzbereich.

KI: Eine generative KI oder vollautomatische KI-Optimierung von Dienst- und Pausenplänen ist derzeit kein Kernbestandteil. Plausibilitätsprüfungen, Regeln und Hinweise erkennen jedoch viele fehlende oder auffällige Buchungen ohne KI.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren HR-Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Digitale Personalakte, Stammdaten, Rollen, Berechtigungen)?
    • Recruiting / Bewerbermanagement?
    • Personalentwicklung?
    • On- & Offboarding?
    • Weitere HR-Funktionen?

timeCard verwaltet die für Zeitwirtschaft und Zutritt benötigten Mitarbeiterstammdaten, Organisationszuordnungen, Rollen, Berechtigungen, Arbeitszeitprofile und Abwesenheitsansprüche. Damit deckt die Lösung wichtige administrative Grundlagen ab, ohne eine vollständige HR-Suite sein zu wollen.

Über timeCard for ELO kann die Zeitwirtschaft mit einer digitalen Personalakte verbunden werden. Dokumente und personalbezogene Informationen werden dadurch in einem ergänzenden Dokumentenmanagement- beziehungsweise HR-System verwaltet. timeCard AU ergänzt den Prozess rund um elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.

Recruiting, Bewerbermanagement, Personalentwicklung, Zielvereinbarungen und umfassende On-/Offboarding-Workflows sind keine Standardfunktionen der Zeiterfassung. Für diese Bereiche wird timeCard typischerweise mit spezialisierten HR-Lösungen kombiniert.

Hinweis: Digitale Personalakte, timeCard AU und weitere HR-nahe Erweiterungen sind separat zu lizenzieren.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

21. Wie sind die Preise & Konditionen Ihrer Zeiterfassungssoftware? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Ist die Zeiterfassung einzeln buchbar oder nur in einem größeren Paket mit weiteren (HR-relevanten) Funktionen?
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

timeCard ist modular aufgebaut. In der Standardvariante besteht das Lizenzmodell aus einer Basislizenz für die Anwendung und Mitarbeiterlizenzen in passenden Größenstaffeln. Die Lösung ist für Unternehmen bis zu 500 Mitarbeiter ausgelegt. Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Schichtplanung und Projektzeiterfassung gehören zum zentralen Funktionsumfang; Zusatzmodule und Hardware werden nach Bedarf ergänzt.

Für Unternehmen bis neun Mitarbeiter gibt es die Small Business Edition als kombiniertes Paket aus Basis- und Mitarbeiterlizenz mit einer Laufzeit von einem Jahr. Sie kann ohne klassische Serverinfrastruktur auf einem Windows-11-Pro-Rechner betrieben werden.

Die Mitarbeiterlizenzen der Standardlösung werden in der Regel zeitlich befristet erworben. Die Basislizenz hat eine unbegrenzte Laufzeit; nach Ablauf der Mitarbeiterlizenzen bleibt die Einsicht erhalten, während eine aktive Bearbeitung neue Lizenzen erfordert. Ein automatisches Abonnement mit zwingender Kündigung ist beim klassischen Jahresmodell nicht erforderlich.

Zusätzliche Kosten können für Terminals, Karten oder Transponder, timeCard AU, Zutrittskontrolle, timeCard Lohn, Exchange Sync, digitale Personalakte, Installation, Datenmigration, Schulung und Service entstehen. Da Preis und Aufwand stark von Mitarbeiterzahl, Modulen, Hardware und Betreuung abhängen, wird ein transparentes individuelles Angebot über einen zertifizierten Partner oder den Preiskalkulator erstellt.

Hinweis: Verbindlich sind die jeweils aktuelle Preisliste, das konkrete Partnerangebot und die zum Bestellzeitpunkt gültigen Lizenzbedingungen.

22. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Support erfolgt über REINER SCT und das deutschlandweite Netzwerk zertifizierter timeCard Partner. Je nach Vereinbarung stehen telefonische Unterstützung, E-Mail, Fernwartung und Vor-Ort-Service zur Verfügung. Beratung, Installation und Schulung werden in der Regel durch den zuständigen Partner durchgeführt; technische Herstellerfälle können an REINER SCT eskaliert werden.

Das öffentliche Supportportal enthält Systemvoraussetzungen, Installationshinweise, bekannte Fehler, App-Anleitungen und Lösungsschritte. Ergänzend stehen Dokumentationen, Release Notes, FAQs und teilweise Videos zur Verfügung. Dadurch können viele Standardfragen im Sinne der Hilfe zur Selbsthilfe geklärt werden.

Verbindliche Reaktionszeiten hängen vom gewählten Service- oder Wartungsvertrag ab. Eine pauschale garantierte Wartezeit für alle Kunden gibt es nicht. Unternehmen mit kritischen Anforderungen sollten Reaktionszeiten und Erreichbarkeit ausdrücklich mit ihrem betreuenden Partner vereinbaren.

23. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Interessenten können timeCard in einer kostenlosen Online-Demo kennenlernen. Die Demo zeigt den Funktionsumfang, ohne dass produktive Unternehmensdaten dauerhaft gespeichert werden. Zusätzlich bieten REINER SCT und die Partner persönliche Beratung, Produktvorführungen und eine Bedarfsanalyse an.

Die Einführung erfolgt strukturiert: Arbeitszeitmodelle, Mitarbeiter, Berechtigungen, Abwesenheiten, Lohnschnittstellen und Buchungswege werden gemeinsam geplant und eingerichtet. Bestehende Stammdaten und Zeitinformationen können – abhängig vom Quellsystem und Datenformat – über Importvorlagen, Schnittstellen oder eine individuelle Migration übernommen werden.

Der zertifizierte Partner unterstützt bei Installation, Datenübernahme, Terminaleinrichtung, Schulung und Produktivstart. Für Kleinstunternehmen erleichtert die Small Business Edition den Einstieg, weil sie Basis- und Mitarbeiterlizenz bündelt und auf einem Windows-11-Pro-Rechner betrieben werden kann.

Hinweis: Umfang und Kosten einer Datenmigration hängen stark vom bisherigen System, der Datenqualität und den gewünschten historischen Daten ab.

24. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

timeCard wird kontinuierlich weiterentwickelt. REINER SCT veröffentlicht regelmäßige Hauptversionen, Funktionsupdates und Hotfixes; Release Notes dokumentieren die Änderungen. Im Jahr 2026 wurden beispielsweise mehrere aktuelle Versionen und Hotfixes bereitgestellt.

Anforderungen aus gesetzlichen Änderungen, neuen Betriebssystemen, DATEV- und eAU-Prozessen sowie Sicherheitsanforderungen fließen laufend in die Produktpflege ein. Auch die mobile App timeCard GO wird schrittweise um weitere Funktionen ergänzt.

Feedback gelangt über Support, zertifizierte Partner, Kundenprojekte, Schulungen und Veranstaltungen in die Produktentwicklung. Die Partner arbeiten täglich mit unterschiedlichen Branchen und liefern dadurch praxisnahe Rückmeldungen zu Bedienung, Schnittstellen und neuen Anforderungen.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Kunden nennen besonders häufig die transparente und gerechte Dokumentation von Arbeitszeiten, die deutliche Reduzierung manueller Stundenzettel sowie die Zeitersparnis bei Monatsabschluss und Lohnvorbereitung. Auch die Verbindung von Arbeitszeit, Urlaub, Projekten und Schichtplanung in einer Lösung wird positiv bewertet.

Ein wiederkehrender Erfolgsfaktor ist die DATEV-Kompatibilität. Unternehmen erfassen und prüfen die Daten in timeCard und übergeben sie anschließend strukturiert an Lohnbuchhaltung oder Steuerberater. Das reduziert Rückfragen und Übertragungsfehler. In Kundenprojekten wird außerdem geschätzt, dass Browser, App und Terminals parallel genutzt werden können.

Kundenwünsche betreffen häufig zusätzliche Schnittstellen, noch mehr mobile Verwaltungsfunktionen, vereinfachte Cloud-Betriebsmodelle und weitere Automatisierung. Diese Rückmeldungen fließen in die Weiterentwicklung ein. Wir schätzen an unseren Kunden besonders die große Branchenvielfalt und die konkreten Praxisimpulse, aus denen neue Funktionen entstehen.

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können

timeCard ist eine etablierte deutsche Zeiterfassungslösung mit mehr als einer Million Anwendern in unterschiedlichen Branchen. Das Produkt verbindet Software, App, Hardware-Terminals, Zutrittskontrolle und Schnittstellen aus einer Hand und wird über ein bundesweites Netz geschulter Partner eingeführt und betreut.

Die besondere Marktposition liegt weniger in einem reinen Self-Service-SaaS-Modell, sondern in der Kombination aus anpassbarer Zeitwirtschaft, Datenhoheit, professioneller Vor-Ort- beziehungsweise Remote-Einführung und einer großen Auswahl an Buchungswegen. Dadurch ist timeCard vor allem bei kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie Organisationen mit realen Betriebsstandorten, Schichten, Projekten oder Lohnschnittstellen stark positioniert.

Neben der reinen Nutzerzahl zeigen zahlreiche Referenzen und Case Studies aus Handwerk, Produktion, Dienstleistung, Handel, Gesundheit und weiteren Bereichen die breite Praxistauglichkeit.

27. Schlussplädoyer: Für welche Unternehmen (Größe, Branche, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Zeiterfassungssoftware besonders gut – und für welche eher weniger? Ist sie auf bestimmte Zielgruppen/-Branchen ausgerichtet (z.B. Handwerk, Gastronomie, Freelancer o.Ä.)?

timeCard eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern, die mehr benötigen als eine einfache digitale Stempeluhr. Dazu gehören Betriebe mit Schichtmodellen, mehreren Buchungsorten, mobilen Mitarbeitern, Projekt- oder Auftragszeiten, komplexeren Pausen- und Zuschlagsregeln sowie einer Anbindung an die Lohnabrechnung.

Typische Einsatzbereiche sind Handwerk, Produktion, Bau, Handel, Logistik, Gesundheits- und Sozialwesen, Kanzleien, IT- und Dienstleistungsunternehmen sowie Verwaltungen. Die Small Business Edition richtet sich an Kleinstunternehmen und Teams bis neun Mitarbeiter. Durch Browser, App und Hardware-Terminals kann timeCard an sehr unterschiedliche Arbeitsplätze angepasst werden.

Weniger geeignet ist die Lösung für Solo-Freelancer, die lediglich eine kostenlose persönliche Stoppuhr suchen, oder für Unternehmen, die ohne jede Einführung ausschließlich eine vollständig vom Hersteller betriebene SaaS-Anwendung einsetzen möchten. Auch Konzerne, die ein globales HCM-System mit Recruiting, Talentmanagement, internationaler Payroll und Workforce-Optimierung aus einer Plattform benötigen, sollten timeCard als spezialisierte Zeitwirtschaft beziehungsweise als integrierten Baustein betrachten.

Abschließende Bemerkungen / Ergänzungen

timeCard verfolgt einen modularen Ansatz: Unternehmen starten mit der Zeiterfassung und ergänzen bei Bedarf mobile Buchung, Hardware-Terminals, Projektzeiten, Lohnschnittstellen, eAU, Zutrittskontrolle, Exchange-Anbindung oder digitale Personalakte. Dadurch kann die Lösung mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen.

Ein wichtiger Bestandteil des Gesamtkonzepts ist das zertifizierte Partnernetzwerk. Es sorgt dafür, dass nicht nur die Software bereitgestellt wird, sondern Arbeitszeitmodelle, Rechte, Schnittstellen und Hardware passend zu den tatsächlichen Prozessen eingerichtet werden.

Funktionsumfang, unterstützte Plattformen, Lizenzmodelle und Preise können sich durch Produktupdates ändern. Verbindlich sind die aktuelle Produktdokumentation und das individuelle Angebot.