ZMI als Zeiterfassungs-Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit ZMI

Wir haben die ZMI GmbH über ihre Zeiterfassungssoftware ausgefragt.

Die Antworten der ZMI GmbH sind in grün markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Zeiterfassungssoftware in 3 Sätzen.

ZMI ist eine modulare Zeiterfassungssoftware für digitale Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Schicht-, Dienst- und Personaleinsatzplanung, Projektzeiterfassung und Zutrittskontrolle. Unternehmen können je nach Anforderung zwischen der Einstiegslösung ZMI – People und der umfangreich konfigurierbaren Lösung ZMI – Time wählen und diese um Employee Self Service (ESS), App, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), Personaleinsatzplanung, Zutrittskontrolle sowie weitere Module ergänzen. Mehr als 1.700 Unternehmen und Organisationen unterschiedlicher Branchen und Größen setzen ZMI ein.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Die Stärke von ZMI liegt in der Kombination aus funktionaler Tiefe, Modularität und Integrationsfähigkeit. Arbeitszeitmodelle, Schichten, Zuschläge und Workflows lassen sich ebenso abbilden wie mobile Zeiterfassung, Terminals, Projektzeiten, Personaleinsatzplanung und Zutrittskontrolle. Über 40 Schnittstellen ermöglichen zudem die Integration in bestehende Lohn-, HR- und ERP-Systeme, sodass Unternehmen ihre vorhandene IT-Landschaft nicht vollständig ersetzen müssen.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

ZMI ist bewusst keine All-in-One-HR-Suite. Funktionen wie Recruiting, Bewerbermanagement, Learning oder Talent- und Performance-Management gehören daher nicht zum Kernumfang. Unternehmen, die sämtliche HR-Prozesse in einem einzigen System abbilden möchten, benötigen ergänzende Lösungen. ZMI lässt sich dafür über Schnittstellen in bestehende HR-Systeme wie beispielsweise Personio, softgarden oder DEEL integrieren.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

ZMI bietet beide Varianten. ZMI – People ist eine vollständig cloudbasierte Zeiterfassungssoftware für den schnellen Einstieg ohne eigene Serverinfrastruktur. ZMI – Time richtet sich an Unternehmen mit umfangreicheren Anforderungen und kann mit dem Employee Self Service (ESS) browserbasiert sowie im Self-Hosted- oder Private-Cloud-Modell betrieben werden.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja. Die ZMI – App für iOS und Android ermöglicht mobile Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- und Workflow-Anträge, Führerscheinkontrolle sowie Projekt- und Auftragsbuchungen (auch per Barcode) und optional mit GPS-Zuordnung. Die App funktioniert zudem offline.

6. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Für ZMI in der Cloud genügt ein aktueller Webbrowser mit Internetzugang, die ZMI – App läuft auf unterstützten iOS- und Android-Geräten. Für Self-Hosted-Installationen von ZMI – Time gelten die jeweils aktuellen Systemvoraussetzungen für Server und Clients.

7. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, die ZMI – App speichert Arbeitszeit-, Projekt- und Auftragsbuchungen bei fehlender Internetverbindung zwischen und synchronisiert sie automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Das ist insbesondere für Außendienst, Baustellen, Produktion oder andere Einsatzorte mit schwankender Netzabdeckung relevant. Ebenso können Arbeitszeit und Auftragsbuchungen über stationäre Terminals der Hersteller Datafox, dormakaba und PCS erfolgen, welche Buchungsdaten bei Offline-Szenarien ebenfalls zwischenspeichern.

8. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Bei ZMI in der Cloud werden Updates zentral über die Cloud bereitgestellt. Bei Self-Hosted-Installationen von ZMI – Time können Unternehmen den Update-Zeitpunkt entsprechend ihrer eigenen IT-Prozesse steuern. Updates umfassen neue Funktionen sowie Verbesserungen bei Stabilität, Sicherheit und Kompatibilität.

9. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Die Backup-Verantwortung hängt vom Betriebsmodell ab. Bei Cloud- beziehungsweise Hosting-Modellen ist die Datensicherung Bestandteil des vereinbarten Betriebs. Bei Self-Hosted-Installationen wird ZMI in das Backup-Konzept der kundeneigenen IT eingebunden.

10. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

ZMI ist nach DIN EN ISO/IEC 27001 zertifiziert und verfügt damit über ein geprüftes Informationssicherheitsmanagement. Für die Auftragsverarbeitung stellt ZMI einen aktuellen AVV gemäß Art. 28 DSGVO inklusive technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs) bereit. Ergänzend sorgen unter anderem rollenbasierte Berechtigungen, verschlüsselte Datenübertragung und der Betrieb in deutschen Rechenzentren für den Schutz personenbezogener Daten.

11. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

ZMI bietet über 40 Schnittstellen zu Lohn- und Gehaltssystemen, HR-Lösungen, ERP-Systemen und weiteren Anwendungen – beispielsweise zu DATEV, Hamburger Software, VOCUS, Personio, softgarden oder DEEL. Hinzu kommen Integrationen zu Zeiterfassungs- und Zutrittshardware unter anderem von Datafox, dormakaba, PCS und Uhlmann & Zacher. Der Vorteil: Personal-, Zeit- und Abrechnungsdaten können ohne manuelle Doppelerfassung zwischen den Systemen ausgetauscht werden.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Zeiterfassung & Personalmanagement

12. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Arbeitszeiterfassung?
    • Welche Erfassungsmethoden werden unterstützt (manuell, automatisch, Terminal / Stempeluhr, RFID, GPS etc.)?
    • Werden Pausen, Überstunden und Zuschläge automatisch berücksichtigt?
    • Gibt es Funktionen zur Nachbearbeitung oder Korrektur von Zeiteinträgen?
    • Gibt es ein Mitarbeiterportal oder eine Self-Service-App?
    • Einsicht in eigenen Arbeitszeiten / Abwesenheiten für Mitarbeitende?
    • Weitere Funktionen im Bereich Zeiterfassung?

Arbeitszeiten können mit ZMI am Terminal, am PC-Arbeitsplatz über den Browser oder mobil per App erfasst werden. Arbeitszeitmodelle, Pausenregeln, Überstunden, Zeitkonten und Zuschläge werden regelbasiert automatisch bewertet. Ein Korrekturassistent erkennt fehlende oder unplausible Buchungen. Mitarbeitende sehen über das Mitarbeitendenportal oder App unter anderem ihre Arbeitszeiten, Zeitsalden, Abwesenheiten und Anträge.

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Projekt- & Auftragszeiterfassung?
    • Können Projekte, Aufgaben oder Kunden zugeordnet werden?
    • Wie werden Zeiten ausgewertet und in Berichten dargestellt?
    • Lassen sich Kostenstellen oder Budgets verknüpfen? Automatische Benachrichtigungen bei Budgetüberschreitung?
    • Welche Exportfunktionen gibt es für Projektberichte oder Nachweise?
    • Weitere Funktionen im Bereich Projektzeiterfassung?

Mit ZMI – Auftrag können Arbeitszeiten Projekten, Aufträgen, Tätigkeiten sowie Kostenstellen zugeordnet werden. Je nach Arbeitssituation per Webbrowser, App oder Terminal. Die Daten stehen für Auswertungen, Nachkalkulation und die Übergabe an ERP- oder Warenwirtschaftssysteme zur Verfügung. Budgetüberwachung und weitergehende kaufmännische Logiken hängen vom eingesetzten Vorsystem und der jeweiligen Integration ab.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Schicht- und Dienstplanung?
    • Können Schichtpläne automatisch erstellt oder angepasst werden?
    • Wie erfolgt die Zuweisung von Mitarbeitern zu Schichten oder Projekten?
    • Gibt es Benachrichtigungsfunktionen bei Änderungen oder Diensttausch?
    • Werden Urlaubszeiten oder Krankmeldungen berücksichtigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Schichtplanung?

ZMI – Time beinhaltet bereits eine digitale Schichtplanung, mit der Schichten angelegt und Mitarbeitenden zugeordnet werden können. Für eine umfassendere Personaleinsatzplanung steht ergänzend ZMI – Planner zur Verfügung: Damit lassen sich Mitarbeitende beispielsweise nach Abteilungen, Arbeitsplätzen, Kostenstellen oder Einsatzorten planen sowie qualitative und quantitative Personalbedarfe, Verfügbarkeiten und Abwesenheiten berücksichtigen. Durch die direkte Integration mit ZMI – Time greifen sowohl die Schichtplanung als auch die Dienst-/Personaleinsatzplanung sowie die tatsächliche Zeiterfassung inklusive Abwesenheitsmanagement auf dieselbe Datenbasis zu.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Urlaubs- & Abwesenheitsverwaltung?
    • Wie werden Urlaubsanträge gestellt, geprüft und genehmigt?
    • Können unterschiedliche Abwesenheitsarten (z. B. Krankheit, Fortbildung, Homeoffice) abgebildet werden?
    • Gibt es Genehmigungsworkflows oder Vertretungsregelungen?
    • Wie werden Resturlaube und Abwesenheitsstatistiken angezeigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Abwesenheitsmanagement?

Urlaub, Gleitzeit, Dienstreisen, Fortbildungen, Krankheit und weitere Abwesenheitsarten können digital verwaltet werden. Anträge laufen über definierbare Genehmigungsworkflows. Mitarbeitende und Führungskräfte sehen Resturlaub, Zeitkonten und den jeweiligen Bearbeitungsstatus. Ergänzend lässt sich der Abruf von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in den digitalen Krankmeldungsprozess integrieren.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Auswertung von Arbeitszeiten?
    • Welche Berichte und Statistiken stehen zur Verfügung (z. B. Mitarbeiterzeiten, Projekte, Abteilungen)?
    • Können Auswertungen individuell konfiguriert oder exportiert werden?
    • Gibt es Dashboards oder Visualisierungen zur Produktivität?
    • Werden Soll-Ist-Vergleiche oder Frühwarnindikatoren angezeigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Zeitauswertung?

ZMI bietet Auswertungen zu Arbeitszeiten, Zeitkonten, Überstunden, Zuschlägen, Fehlzeiten sowie Projekt- und Auftragszeiten. Reports können beispielsweise nach Mitarbeitenden, Abteilungen, Kostenstellen oder Zeiträumen ausgewertet und für Drittsysteme bereitgestellt werden. Das Mitarbeitendenportal ergänzt dies um rollenabhängige Dashboards.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Lohn- & Gehaltsvorbereitung?
    • Gibt es Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung oder externen Dienstleistern (DATEV, Lexware, etc.)?
    • Können Stunden automatisch für Lohnabrechnungen aufbereitet werden?
    • Wie werden Zuschläge, Feiertage oder Sondervergütungen berücksichtigt?
    • Weitere Funktionen im Bereich Lohnvorbereitung?

ZMI bereitet Arbeitszeiten, Überstunden, Fehlzeiten sowie Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge anhand hinterlegter Regeln für die Entgeltabrechnung auf. Über Schnittstellen, beispielsweise zu DATEV Lohn und Gehalt / DATEV LODAS, Lexware, Hamburger Software, SAP sowie vielen weiteren Lohnsystemen, können die relevanten Bewegungsdaten digital übergeben werden. Dadurch entfallen manuelle Stundenzettel und Doppelerfassungen.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Thema Compliance & Arbeitsrecht?
    • Können gesetzliche Vorgaben (Arbeitszeit, Pausenregelung, Dokumentationspflicht etc.) automatisch überwacht werden?
    • Gibt es Benachrichtigungen bei Verstößen oder Grenzwerten?
    • Werden revisionssichere Arbeitszeitnachweise erstellt?
    • Lassen sich Änderungen nachvollziehen (Benutzerkennung, Zeitstempel, Änderungsgrund)?
    • Gibt es ein Warnsystem oder Sperren bei Verstößen gegen Arbeitszeitgesetze?
    • Können frühere Versionen oder Historien wiederhergestellt werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Compliance?

ZMI unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitszeiten objektiv und nachvollziehbar zu dokumentieren und individuelle Arbeitszeit-, Pausen- und Zuschlagsregeln systemseitig abzubilden. Fehlende oder unplausible Buchungen können über den Korrekturassistenten erkannt und über definierte Workflows bearbeitet werden. Optional können Mitarbeitende und Verantwortliche zudem rechtzeitig auf den drohenden Verfall von Resturlaub hingewiesen werden. Arbeitszeitmodelle werden historisiert, sodass frühere Regelstände nachvollziehbar bleiben. Änderungen im System können über entsprechende Logs dokumentiert und zurückverfolgt werden. Die Software schafft damit eine technische Grundlage für Compliance. Die konkrete rechtliche Ausgestaltung von Arbeitszeitmodellen und Betriebsvereinbarungen verbleibt jedoch beim Arbeitgeber.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Zeiterfassungs-spezifischen Funktionen?
    • Mobile Stempeluhr, Standortnachweise, Geofencing?
    • Mitarbeiterkommunikation oder Feedbackfunktionen?
    • Automatische Berichts- & Rechnungserstellung?
    • KI-Unterstützung (z.B. Vorschläge zur Optimierung von Dienst- und Pausenplänen, automatische Erkennung fehlender Buchungen, …)?
    • Weitere Zeiterfassungs-spezifische Funktionen?

Neben mobilen Terminals mit M2M-SIM-Karte dient die ZMI – App als mobile Stempeluhr und kann den Standort einer einzelnen Buchung optional per GPS dokumentieren (eine permanente Standortüberwachung erfolgt nicht). Mitarbeitende können per Nachricht bzw. Push-Benachrichtigung erreicht werden und die automatische Erkennung fehlender beziehungsweise unplausibler Buchungen erfolgt durch den Korrekturassistenten. Auswertungen und Reports können zudem automatisiert erstellt und an definierte Empfänger versendet werden. Bei der Automatisierung setzt ZMI derzeit vor allem auf regelbasierte Prozesse. KI-Funktionen werden sukzessive dort ergänzt, wo sie einen konkreten Nutzen schaffen, und Anwender entlasten.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren HR-Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Digitale Personalakte, Stammdaten, Rollen, Berechtigungen)?
    • Recruiting / Bewerbermanagement?
    • Personalentwicklung?
    • On- & Offboarding?
    • Weitere HR-Funktionen?

ZMI ergänzt die Zeitwirtschaft um das Management von Personalstammdaten, Rollen und Berechtigungen, Employee Self Service sowie eine digitale Personalakte mit revisionssicherer Dokumentenablage und Führerscheinkontrolle. Digitale Workflows können auch HR-nahe Prozesse unterstützen. Recruiting, On-/Offboarding, Bewerbermanagement und Talent-Management gehören dagegen bewusst nicht zum Kern von ZMI und können über spezialisierte HR-Systeme integriert werden.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

21. Wie sind die Preise & Konditionen Ihrer Zeiterfassungssoftware? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Ist die Zeiterfassung einzeln buchbar oder nur in einem größeren Paket mit weiteren (HR-relevanten) Funktionen?
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

ZMI – People ist als eigenständige Cloud-Zeiterfassung erhältlich und startet aktuell bei 1,16 Euro netto pro Nutzer und Monat. Sowohl monatliche als auch jährliche Abrechnung sind möglich. Funktionen wie Personaleinsatzplanung oder Hardware können zusätzlich gebucht werden. ZMI – Time mit Zusatzmodulen samt Hardwarekomponenten und Projektkonfigurationen werden individuell kalkuliert. Die jeweilige Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist richten sich nach dem gewählten Angebot und den vereinbarten Vertragsbedingungen.

22. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Der Support erfolgt direkt durch ZMI als Hersteller und ist telefonisch sowie per E-Mail erreichbar. Bei Bedarf ist auch die Unterstützung per Fernwartung möglich. Zusätzlich bietet die ZMI Servicebase FAQs, Handbücher, Dokumentationen, Downloads und aktuelle Softwareversionen. Damit stehen sowohl persönlicher Produktsupport als auch umfangreiche Self-Service-Informationen zur Verfügung.

23. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

ZMI – People kann 14 Tage kostenlos getestet werden und lässt sich als Cloud-Lösung schnell einrichten. Bei umfangreicheren ZMI-Time-Projekten begleitet ZMI die Einführung von der Anforderungsanalyse über Konfiguration und Datenübernahme bis zu Schnittstellen, Schulung und Rollout. Bestehende Stammdaten können abhängig vom Vorsystem strukturiert übernommen werden.

24. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?

ZMI entwickelt seine Produkte kontinuierlich weiter und veröffentlicht regelmäßig neue Funktionen sowie Verbesserungen bei Bedienung, Stabilität, Sicherheit und Schnittstellen. Anforderungen aus Support, Kundenprojekten und direktem Nutzerfeedback fließen in die Produktentwicklung ein. Ein besonderer Fokus liegt aktuell auf der Erweiterung der Integrationen und der sinnvollen Automatisierung von HR-Prozessen.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Unsere Kunden heben besonders die flexible Abbildung individueller Arbeitszeitmodelle, die verschiedenen Erfassungswege, die Integrationsmöglichkeiten und den persönlichen Support hervor. Unabhängige Bewertungen zeigen zugleich, dass der große Funktionsumfang bei komplexen Konfigurationen eine gewisse Einarbeitung erfordert. Diese funktionale Tiefe ist für viele mittelständische und größere Unternehmen aber ein wesentlicher Grund für ZMI. Ein weiterer Vorteil zeigt sich insbesondere bei einem Systemwechsel: Dank unserer langjährigen Hardwarekompetenz können bestehende Terminals von Datafox, dormakaba und PCS sowie vorhandene RFID-Medien aus Altlösungen häufig weiterverwendet und in ZMI integriert werden. Das reduziert Investitionsaufwand und erleichtert die Migration auf eine neue Zeiterfassungslösung.

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können

ZMI ist mit mehr als 1.700 Kunden und über 200.000 täglichen Nutzerinnen und Nutzern ein etablierter deutscher Anbieter für Zeiterfassung und angrenzende HR-Prozesse. Auf dem führenden Software-Bewertungsportal für die DACH-Region „OMR Reviews“ erreicht ZMI aktuell 4,6 von 5 Punkten bei 165 Bewertungen.

27. Schlussplädoyer: Für welche Unternehmen (Größe, Branche, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Zeiterfassungssoftware besonders gut – und für welche eher weniger? Ist sie auf bestimmte Zielgruppen/-Branchen ausgerichtet (z.B. Handwerk, Gastronomie, Freelancer o.Ä.)?

ZMI eignet sich sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen als auch für größere Organisationen und öffentliche Einrichtungen, die mehr benötigen als eine einfache digitale Stempeluhr. ZMI – People adressiert den schnellen Cloud-Einstieg, während ZMI – Time seine Stärken bei komplexen Arbeitszeitmodellen, Schichtbetrieb, mehreren Standorten, Tarif- und Zuschlagsregeln, Projektzeiten, Terminals für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle sowie umfangreichen Schnittstellen ausspielt. Besonders relevant ist ZMI unter anderem für Produktion, Bau und Handwerk, Gesundheitswesen und Pflege, Handel, Logistik, Dienstleistung und öffentliche Verwaltung. Für Solo-Selbstständige und Freelancer ohne Personalprozesse ist die Lösung weniger passend.

Abschließende Bemerkungen / Ergänzungen:

Der wesentliche Unterschied zu vielen reinen Zeiterfassungstools ist die Skalierbarkeit des ZMI Portfolios: Vom unkomplizierten Cloud-Einstieg bis hin zur komplexen Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung, Projektzeiterfassung, Zutrittskontrolle und Integration in Drittsysteme. Unternehmen können dadurch schlank starten und zusätzliche Prozesse schrittweise digitalisieren, ohne ihre Softwarelösung und auch Hardware später zwangsläufig durch ein anderes System ersetzen zu müssen.